テレワークで生産性を向上させるには？下げる要因と上げるポイントを解説

テレワークで生産性が下がる4つの要因

テレワークで生産性が上がらないと感じている場合は、生産性を下げている原因を突き止めることが大切です。ここでは具体的な要因として、下記の4つをあげているので参考にしてください。

業務環境が整っていない

1つ目にテレワークで生産性が下がる要因は、業務環境が整っていないことです。

業務環境が悪いことで、本来スムーズにできていた業務の効率が悪くなるため、生産性が下がってしまう可能性があります。

業務環境が整っていない例としては、オフィスは高速Wi-Fiを使っているのに対し、自宅では不安定な回線を使っているとなると、パフォーマンスが悪くなるため、効率よく作業が進まないなど、生産性が下がる要因となってしまいます。

また、その他にも騒音や集中力を乱すものが周りに置かれているなどの業務環境では、なかなか集中力が上がらず、生産性が下がることもあるため、業務環境はしっかりと見直すことが大切です。

コミュニケーションの問題

2つ目にテレワークで生産性が下がる要因の一つに、コミュニケーションの問題があげられます。

オフィスで仕事をするケースと比べ、テレワークは対面のコミュニケーションが減ります。そのため、上司にすぐに質問をしたり、意見交換をしたりすることができなくなります。

また、情報共有の部分でも、対面でのコミュニケーションが減ると電話やメール、チャットを使用することになります。これらの手段では、相手がすぐに返信できないこともありますので、情報の伝達が遅れることがあります。

このようなコミュニケーションの問題が、テレワークでの仕事を難しくし、生産性を下げる原因となるのです。

自己管理の難しさ

3つ目にテレワークで生産性が下がる要因の一つに、自己管理の難しさがあげられます。

例えば自宅でテレワークを実施する際には、仕事とプライベートが同じ空間になるため、混ざることで生産性が下がってしまうこともあります。

また、テレワークでは仕事の時間を管理することが難しいのも生産性を下げる要因の一つです。具体的には仕事をしすぎてしまうことによるオーバーワークや、逆に気が緩む原因となり、テレビを見たり、スマホを見る時間が増えたりして生産性が下がってしまうケースもあります。

このように、自己管理が難しいと、普段のパフォーマンスを発揮できない恐れもあるため、生産性を上げるためにはルールを作るなど工夫が必要になります。

モチベーションの低下

4つ目にテレワークで生産性が下がる要因の一つに、モチベーションの低下があげられます。

テレワークでは、基本的に自宅やコワーキングスペース、カフェなど、別々の場所で業務を行うこととなります。

オフィスと比べて周りの目を気にする必要がなくなるため、人によっては緊張感がなくなるなど業務に集中できないケースも少なくありません。

また、孤独で仕事をしていると、いつも一緒に仕事をしている仲間の進捗状況などを肌で感じることができなくなります。一緒に仕事をしていれば、困っている同僚を助けたり、周りがフォローしたりと結束力も高まり、モチベーションの向上につながりますが、テレワークではこういった結束力が起こりにくくなるため、モチベーションは少しずつ下がる可能性があります。モチベーションの低下は、生産性を下げる要因の一つとなるため、テレワークを導入する際には会社として工夫する必要があります。

テレワークの生産性を上げる4つのポイント

テレワークは企業によって頻度やルールなども異なり、生産性の向上につながっているケースもあれば、逆に下げているケースもあります。ここでは、テレワークの生産性を上げるためにできるポイントを紹介するので参考にしてください。

コミュニケーションの機会を増やす

1つ目に生産性を上げるポイントは、コミュニケーションの機会を増やすことです。

生産性を下げるポイントとして、コミュニケーション不足があげられますが、対策としては意識的にコミュニケーションの機会を増やすことが大切です。

具体的には、定期的にオンラインでの雑談タイムを設けるなど、企業や上司が積極的に行うことで、日常会話ができ、リラックスした交流が可能になります。

テレワークでは孤独を抱えている従業員がいる可能性もあるため、しっかりとコミュニケーションを取れる機会を設けることでチームの一体感も保つことができ、モチベーションも維持できる可能性が高くなります。

このように、テレワークにおけるコミュニケーション不足は、ちょっとした工夫で対策できるので、企業や上司が定期的に場を設けるなど、気に掛けることが大切です。

業務環境の整備に協力する

2つ目に生産性を向上させるためのポイントは、業務環境の整備に会社として協力することです。

社員がテレワークのために準備できる環境は限られています。オフィスのような環境を用意しようと思うとコストがかかるため、準備できない部分は会社が社員のために協力することが大切です。

例えばモニターやキーボードなどの備品は、一つずつ社員が用意するのは負担が大きくなるため、会社として備品の貸し出しを行い、必要になる備品は無償で貸し出しましょう。

会社として社員が快適にテレワークを行えるよう、業務環境の整備を行うことは生産性を上げるためにも大切なので、社員任せにせず、必ず協力することが大切です。

テレワークに適したITツールの導入をする

3つ目に生産性を上げるポイントは、テレワークに適したITツールを導入することです。

例えば社員の出勤や退勤を管理するための勤怠管理ツールや、ファイルをオンラインで保存・共有ができるクラウドストレージ、チャットやテレビ会議ができるコミュニケーションツールなど、テレワークに適したITツールのことです。

これらを導入することで、オンラインでの業務効率が良くなり、結果的に生産性の向上につながるケースも少なくないため、ITツールを活用していない企業は、課題を解決できるツールの導入がおすすめです。

環境が整ったスペースを利用する

4つ目は、環境が整ったスペースを利用することです。

具体的にはコワーキングスペースなどを利用することで、高速Wi-Fiが完備されていたり、事務用品が整っていたりします。

こういったスペースを活用することで、企業が社員一人ひとりに環境を整備する必要もなくなります。特に、『環境を整えるのが大変』という場合は、コワーキングスペースなどの活用も検討してください。

まとめ

今回は、テレワークの生産性が下がってしまう要因や、向上させるためのポイントについて紹介しました。特にテレワークを導入したものの、なかなか生産性が上がらないと悩まれている企業が改善できるようにするための内容を紹介したので、参考にしながら日頃のテレワークを実施してみてください。

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