サテライトオフィスとは何か？活用するメリットやポイントを解説

サテライトオフィスとは何か

サテライトオフィスとはどのような形式なのでしょうか。ここからは、意味と必要とされる理由について解説します。

本社とは異なる拠点を意味する

サテライトオフィスとは、企業や団体の本社とは異なる拠点を意味する言葉です。本社とは異なる場所にオフィスを構えるという意味では、支店や営業所となにが違うのかわからないと疑問に思う方もいるでしょう。

支店や営業所とサテライトオフィスは本社と異なる場所にある拠点という意味では同じです。しかし、支店や営業所とサテライトオフィスの呼び方の違いは視点によって分かれます。支店や営業所は業務の観点から、サテライトオフィスは働き方の観点から見た呼び方です。

サテライトオフィスは働き方に重点を置き、本社よりも通勤しやすい場所に設置されたオフィスを意味します。そのため、少数の従業員が働けるスペースと仕事に必要な最低限の設備のみ揃えた小規模なサテライトオフィスも多く設置されています。

必要とされる理由

少子高齢化による人材不足が問題になっているのが現状です。企業は人材不足に陥らないために従業員の多様なニーズに応えなければなりません。サテライトオフィスの活用は従業員の多様なニーズに応える方法の1つといえるでしょう。

たとえば、育児や介護との両立をしている場合、送迎などで出勤時間に間に合わない日が多くなり、会社を辞めざるを得ないというケースも珍しくありません。そういった場合、サテライトオフィスの設置によって通勤時間の短縮を実現することで、従業員の退職を防げるでしょう。

都市部に本社を構える企業が地方に設置すると、地方の活性化にもつながります。また、営業の場合、取引先と事務所の往復時間や交通費の削減が可能です。

テレワークについて詳しく知りたい方はこちらの記事をどうぞ。
テレワークとは？効果や適した業種、実施時のポイントについて解説

大きく分けて3種類ある

設置場所によって次の3種類に分けられます。

・都市に設置するタイプ
・地方に設置するタイプ
・郊外に設置するタイプ

都市に設置するタイプは、都市部に本社を構える企業が同じ都市部に異なる拠点を設置するタイプです。都市部に複数の拠点を構えることで、外回りの営業で取引先から近いオフィスに戻って仕事を進められたり、自宅からより近距離のオフィスに出勤できたりします。

地方に設置するタイプは、都市部に拠点を構える企業が地方にサテライトオフィスを設置するタイプです。地方の雇用促進に貢献できるでしょう。地方の自治体による誘致や厚生労働省など国による支援が行われています。

郊外に設置するタイプは、郊外のベッドタウンなどに設置し、従業員の通勤時間短縮や育児・介護との両立、ワークライフバランスの実現を目指すタイプです。

サテライトオフィスを活用するメリット

活用するメリットは主に3つです。多様的な働き方への対応が可能になり、人材の流出防止や獲得につながります。また、生産性の向上が期待できる点もメリットです。

ここでは、活用する3つのメリットについて解説します。

多様的な働き方への対応

サテライトオフィスを活用することで、時間や場所を選ばず、多様的な働き方に対応できます。

コロナ禍により、テレワークを導入する企業が増加しました。しかし、自宅では「仕事との切り替えが難しい」「通信環境が整っていない」という悩みを抱えている従業員も多くいます。

サテライトオフィスはWi-FiやPC環境が整っており、セキュリティも確保されているため、自宅では在宅勤務が難しい方でも対応可能です。

人材の流出が防げる・人材獲得につながる

多様的な働き方に対応できるため、人材流出の防止や人材獲得につながります。

自宅から近い距離にサテライトオフィスがあれば、通勤時間がかからないため、育児や介護に時間を費やせます。また、子どもや家族に突然何かあったときにはすぐに対応できるでしょう。育児や介護を理由に辞めざるを得ない人材の流出の防止につながるでしょう。

地方に設置した場合、地方の優秀な人材の獲得にもつながります。地方出身で地元で働きたい人材や首都圏出身で地方に移住して働きたい人材も積極的に採用可能です。

生産性向上

サテライトオフィスが自宅から近い場所に設置されている場合、通勤時間と交通費を大幅に削減できます。通勤時間を自由な時間に費やせるため、ワークライフバランスの向上につながります。結果的に生産性の向上が期待できるでしょう。

また、外回り営業の場合、取引先のオフィスに近い場所に設置することで、本社と行き来せずにスムーズな対応が可能になります。

サテライトオフィスを活用する際のポイント

メリットがあるものの、課題点もあります。課題点を意識しつつ、活用することが大切です。また、サテライトオフィスは民間だけでなく自治体も候補になります。選択肢の幅が広がるため、事前に把握しておきましょう。

ここでは、サテライトオフィスを活用する際に意識したいポイントを解説します。

事前に業務フローを見直しておく

サテライトオフィスの活用において、事前に業務フローを見直しておく必要があります。サテライトオフィスは、本社で業務を進めるよりも業務フローが遅くなりやすい点がデメリットです。

たとえば、本社に書類を提出しなければならない場合、本社まで持って行ったり、郵送したりする必要があります。社内の業務はスムーズに進められないケースを想定しておかなければなりません。業務への影響が少なくなるように、業務フローを見直しておきましょう。

業務フローを見直す場合、業務の自動化が効果的といえます。自動化システムの導入によって、書類の作成や提出を一括で行えるため、本社と往復する必要はありません。業務フローをはじめ、自社全体の生産性の向上にもつながるでしょう。

コミュニケーションが取れる体制を作っておく

本社とは離れているため、コミュニケーション不足が懸念されます。近年、Web会議システムなどのコミュニケーションツールの普及によって、遠方との連絡をスムーズに取れるようになりました。

しかし、同じ場所で会話をする場合とは同様にはなりません。そのため、意識的にコミュニケーションが取れる体制を作っておくことが大切です。

徹底したセキュリティのルールを作る

サテライトオフィスには共用タイプもあります。共用タイプを活用する場合、他の事業者とスペースを共有するため、常にセキュリティの確保が不可欠です。たとえば、PC画面や会社・取引先との電話の内容など情報が漏れないように注意する必要があります。

セキュリティの確保を意識しなければ、顧客の個人情報や自社の経営情報などが漏れる危険性があり、企業としての問題に発展しかねません。

サテライトオフィスの利用方法やセキュリティのルールを作り、リスク対策をすることが大切です。

民間だけでなく自治体も候補になる

サテライトオフィスには民間だけでなく、自治体が低価格で提供しているケースもあります。

たとえば、東京都の東京テレワーク推進センターでは府中市・東久留米市・国立市にサテライトオフィスを設置しています。都内在住または在勤の従業員であれば無料で利用できるため、経費削減にもつながる点が魅力です。

地方の自治体が運営しているサテライトオフィスも候補の1つとして視野にいれると選択肢の幅が広がります。

地域情報を知っておく

地方にサテライトオフィスの設置を検討しているものの、実際にどのような場所かわからないため不安を覚える方も多いでしょう。

総務省では、おためしサテライトオフィスというプロジェクトを実施しています。総務省が選定した自治体のサテライトオフィスをお試しで利用できるプロジェクトです。このようなプロジェクトを利用し、事前に自社のビジネスと地域の特性が合うかを知っておくとよいでしょう。

また、自治体によってサテライトオフィスの設置に伴い、交付金の措置を講じているケースもあります。設置を検討している自治体に交付金について確認してみましょう。

サテライトオフィスの活用が厳しい場合はコワーキングスペースを

サテライトオフィスの活用が厳しい場合は、コワーキングスペースを利用するのも1つの手です。コワーキングスペースとは、在宅勤務者や個人事業主などが利用する共有スペースです。

サテライトオフィスは企業が単独で利用するため、他業種との交流はありません。一方、コワーキングスペースでは業務を進めるだけなく、異なる業種や職種の利用者との交流の場としても活用されます。そのため、新たなビジネスチャンスを掴める可能性もあります。

コワーキングスペースの料金体系や選定ポイントについて詳しく知りたい方はこちらの記事をどうぞ。
「コワーキングスペースとは？料金体系やメリット、選定のポイントを解説」

まとめ

サテライトオフィスは本社とは異なる拠点を意味する言葉です。従業員のニーズに合わせた場所に設置することで多様的な働き方へ対応できるため、人材の流出防止や人材獲得につながります。また、自宅や取引先から近い場所に設置することで、生産性の向上が期待できます。

しかし、本社とは離れた場所にあるため、業務フローの見直しやコミュニケーションが取れる体制の整備が必要です。そのため、サテライトオフィスの活用が厳しいケースもあります。そういった場合、コワーキングスペースの利用を選択肢の1つとして検討しましょう。

コワーキングスペースは場所によってアクセスや料金体系などの利用条件が大きく異なります。そのため、どのコワーキングスペースを利用したらよいのかわからない方もいるでしょう。

NTTコミュニケーションズが運営するdroppinは、コワーキングスペースの即時検索と予約ができるアプリです。利用条件に合う近隣のコワーキングスペースを簡単に検索できます。コワーキングスペースの検索・予約には、droppinの利用を検討してみましょう。