レンタルオフィスとは？その他の形式との違いや活用するメリット、活用事例を解説。

レンタルオフィスとは

そもそもレンタルオフィスとは、どのような形式なのでしょうか。ここでは、概要を解説します。

基本的に1室を借りる

レンタルオフィスでは基本的に専用の1室を借りることが可能です。契約後、他人と共有しない専用のスペースを確保できます。自分以外は誰も出入りできません。

そのため、施錠をすれば、仕事に使用するパソコンや書類などを全て置いたまま帰れる点が魅力といえます。

事業者の規模に合わせられる

レンタルできるスペースは1人用から10人用までさまざまなサイズがあり、事業者の規模に合わせられます。

また、会議室などのスペースは他者と共有するレンタルオフィスがほとんどです。会議室などを頻繁に利用しない場合、専用ではなく共有スペースとして契約することでコストを削減できます。

登記も可能

レンタルオフィスは法人登記が可能なケースが多くあります。レンタルオフィスを活用し、自分の会社を立ち上げることが可能です。また、個人事業主の場合、開業届に記載する住所としても利用できます。

レンタルオフィスとその他の形式の違い

レンタルオフィスと似たような形式に、コワーキングスペースやサテライトオフィスなどがあります。それぞれの違いを明確に把握できないという方もいるでしょう。

ここでは、レンタルオフィスとその他の形式の違いについて解説します。

コワーキングスペース

レンタルオフィスとの違いは、他者との交流があるかという点です。

コワーキングスペースは仕事を進めつつ、異なる業種や職種の利用者同士が交流を図るスペースです。基本的に共有のスペースを利用します。他者とのコミュニティを形成することで、新しいビジネスチャンスが広がる可能性があります。

コワーキングスペースの概要や料金体系など詳しく知りたい方は、こちらの記事をどうぞ。
「コワーキングスペースとは？料金体系やメリット、選定のポイントを解説」

サテライトオフィス

サテライトオフィスとは、本社とは異なる拠点に設置するオフィスを意味します。近年、多様的な働き方に対応するために、サテライトオフィスを設置する企業が増えています。通勤時間を短縮する目的で郊外に設置するケースも珍しくありません。

また、都心に本社を構える企業が地方にサテライトオフィスを設置するケースも増えています。地方に設置することで、従業員の自然豊かな環境で暮らしたいというニーズに対応可能です。

シェアオフィス

シェアオフィスとは複数の企業や個人が共同でスペースを利用する形式です。一般的に、シェアオフィスではオープンスペースを利用し、自分専用のスペースは基本的にありません。席を離れる際には情報の取り扱いに注意する必要があります。

また、自分専用のスペースを持てないため、税理士や宅地建物取引業などの場合、開業の許認可が取れません。個室や自分専用のスペースを利用したい場合、レンタルオフィスが適しているといえるでしょう。

シェアオフィスのメリットや活用事例について詳しく解説している記事はこちらです。
「シェアオフィスとは？歴史やメリット・活用事例について解説」

レンタルオフィスを活用するメリット

レンタルオフィスのメリットは、法人登記が可能な点です。また、事業規模に合わせたスペースを契約できるため、コスト削減にもつながるでしょう。

ここでは、レンタルオフィスを活用するメリットについて解説します。

法人登記が可能

法人を設立する場合、法務局で所在地を登記しなければなりません。登記された住所は公開されるため、会社の所在地を自宅にするのは避けましょう。また、賃貸やマンションの場合、登記が認められない可能性があります。

レンタルオフィスは法人登記が可能であるケースがほとんどです。レンタルオフィスの事業者によって法人登記をオプションとして有料で提供しているケースもあるため、事前に確認しておきましょう。

事業規模に合わせられる

レンタルオフィスは1名用から数十名用までのサイズの個室があるため、事業規模に合わせて利用できる点がメリットです。事業展開によって契約時から従業員の人数が増えた場合でも住所を変更せずに事業を継続できます。

賃貸オフィスの場合、従業員の増加とともに新しいオフィスを探さなければならない可能性があります。新しい物件探しの手間や引っ越し費用がかかるでしょう。登記した住所の変更においては、登記変更料といったコストも発生します。

そのため、事業拡大を視野に入れている事業者はレンタルオフィスの利用が適しているといえるでしょう。

オフィス開設コストが削減できる

オフィスを開設するためには、初期費用が多く発生します。たとえば、賃貸オフィスで開設する場合、入居時の敷金や礼金、保証金などを支払わなければなりません。一般的な賃貸オフィスの保証金では、賃料の6～12ヵ月分を支払うケースもあります。初期費用のみで数百万円の支出になる可能性も否定できません。

レンタルオフィスによっては保証金の支払いを求められるケースもあります。しかし、賃料が安価であり、保証金は賃料の1～3ヵ月分程度が一般的です。そのため、オフィスの開設コストを大幅に削減できるでしょう。

加えて、デスクやチェアなど業務に必要な設備が整っています。賃貸オフィスの場合、家具などを探し、購入する費用や手間がかかるでしょう。レンタルオフィスでは必要な設備を準備する費用や手間がかからないため、すぐに業務をスタートできる点もメリットです。

レンタルオフィスを選択するポイント

レンタルオフィスは場所によって部屋の形式や設備などが大きく異なります。事前に自社の事業との相性をチェックしておきましょう。

ここでは、レンタルオフィスを選択するポイントについて解説します。

部屋の形式

部屋の形式は完全個室形式と半個室形式の2種類に分かれます。

完全個室形式は壁で囲われており外部と遮断されているため、周囲の音が気になりません。しかし、個別に空調や火災報知機を設置する必要があります。そのため、半個室形式よりもコストが割高になります。

半個室形式は壁の上部が空いているため、周囲の音が気になる方には向いていません。近くの利用者が頻繁に電話をかけるような人の場合、ストレスを抱えるようになるでしょう。加えて、個別に空調が設置されていないため、自分で室温をコントロールできません。完全個室形式と比較すると、コストを抑えられる点はメリットといえます。

空調も含めた設備全般

レンタルオフィスによって設備は大きく異なります。業務に必要な設備が整っているかを事前に確認しましょう。

空調を例にみていきます。完全個室形式の部屋は個別に空調が設置されているため、快適に利用できるでしょう。しかし、オフィス全体の空調を引いている場合、自分で温度調整ができません。

温度調節が可能な場合、暑がりな人や寒がりな人は好みの温度をリクエストするでしょう。そのため、利用者の好みの温度に変わってしまうケースも多く見受けられます。利用を検討する際は注意が必要です。

また、夜間に空調が切れるケースも想定しておきましょう。24時間営業の場合でも運営スタッフがいなくなる時間帯に合わせて空調が切れるケースもあります。利用者の希望する時間帯に空調を入れる場合、オプション料金が発生する可能性もあります。

快適にレンタルオフィスを利用するためにも、空調を含めた設備全般の利用条件を細かく確認することが大切です。

自社の属性に合わせる

レンタスオフィスによって次のような点が大きく異なるため、自社の属性に合わせて選択しましょう。

・営業時間
・法人登記の費用
・郵便物の取り扱い

24時間営業しているレンタルオフィスも多くあります。24時間営業のレンタルオフィスであれば、自分の好きな時間帯に利用できるため、魅力的に感じる方も多いでしょう。しかし、24時間営業の場合、営業時間中の光熱費の費用が賃料や共益費に転嫁されます。24時間営業のレンタルオフィスが必要かを慎重に検討する必要があります。

法人登記が可能なレンタルオフィスでは登記に費用がかかるケースもあるため、事前に確認しましょう。賃料と共益費と合わせたトータルのコストがどれくらい発生するのかを把握することが大切です。

レンタルオフィスに届いた郵便物は自分の部屋ではなく、専用のポストに投函されるケースがほとんどです。そういった場合、郵便物が届いているかを郵便ポストを見て確認しなければなりません。また、郵便ポストの空きがなく、郵便物を受け取れないというケースもあるため注意が必要です。

レンタルオフィスの活用事例

具体的にどのような業務形態がレンタルオフィスの活用に向いているのかと疑問に思う方もいるでしょう。

ここでは、レンタルオフィスの活用事例を見ていきます。

ベンチャー、個人事業主

ベンチャー企業の場合、急速な事業展開によって従業員の数や業務内容が大幅に変動する可能性を想定しておかなければなりません。レンタルオフィスでは利用するサイズを変えたり、業務の一部を委託したり、など事業展開にも柔軟に対応できるでしょう。

また、取引先からの信頼を得るために、オフィスの立地が重要になります。一等地にあるレンタルオフィスを利用することで、打ち合わせ時によい印象を与えられるでしょう。

個人事業主の場合、自宅の住所を会社の所在地として登記するとプライバシーや信用力の面で不安を覚える方も少なくありません。そのため、レンタルオフィスの住所を利用する個人事業主も多くいます。自宅よりもレンタルオフィスの住所の方が顧客や取引先からの信頼も得られるでしょう。

支店・営業所

レンタルオフィスを支店や営業所として活用するケースもあります。たとえば、都心に本社を構える企業が地方への展開を目指すために、地方の拠点としてレンタルオフィスを活用する事例です。本社からアクセスがよい地方拠点を構えることで、現地従業員の採用や地方の取引先との商談がスムーズに進むでしょう。

また、レンタルオフィスは必要な設備が整っているため、地方での立ち上げまでの時間を大幅に短縮できる点が魅力といえます。

まとめ

賃貸オフィスと比較すると、レンタルオフィスは保証金や賃料が安く、業務に必要な設備が整っているため、オフィス開設のコストを大幅に削減できる点が魅力です。

しかし、場所によっては半個室形式の部屋だったり、法人登記に費用がかかったり、など利用条件が異なります。また、業務に必要のない設備がある場合や利用可能時間が24時間の場合、コストに転嫁されているため固定費が膨らむでしょう。

そのため、レンタルオフィスを選択する場合、部屋の形式や設備の有無、法人登記の費用などを事前に確認することが大切です。

しかし、レンタルオフィスの数が多すぎて、どのように自社の属性に適している場所を探せばよいのかわからないという方も多いでしょう。

NTTコミュニケーションズが提供しているdroppinは、近隣のレンタルオフィスを簡単に検索・予約できるアプリです。自社の属性に適している利用条件に絞って検索できるため、作業場を探す手間や時間を省けるでしょう。レンタルオフィスを探したいという方は、ぜひdroppinをご利用ください。