貸しオフィスとは？お勧めの利用ケースや契約前のポイントを解説！

貸しオフィスの特徴

貸しオフィスは、個々のビジネスニーズに対応できる柔軟性・利便性を備えた空間です。場所や設備、スペースの広さなど、様々な観点から選べます。ここでは、貸しオフィスの特徴について解説します。

必ず個室が割り当てられる

貸しオフィスにおける最大の特徴は、必ず個室が提供される点です。自社のプライバシーを保護できるほか、業務にしっかりと専念できます。特に、クリエイティブな業務や集中力を必要とするタスクに取り組む際には、周囲を気にせず作業に没頭できるのが魅力です。

また、個室はチーム間のコミュニケーションを円滑にし、情報共有を容易にします。自社専用のスペースがあれば面談や打ち合わせも気兼ねなく行え、チームの生産性向上につながります。

設備は場所によって差がある

貸しオフィスの設備は、場所により差があります。多くのオフィスでは、会議室や複合機（プリンター）、高速インターネット接続などの設備が利用可能です。一方で、設備は最低限である代わりに料金を抑えたシンプルなオフィスも存在します。

例えば、頻繁にクライアントと対面で会議を行う場合は、大型の会議室が必要です。また、リモートワークが主体の企業では、高速のインターネット接続と防音性が求められます。

オフィスの設備はビジネスの円滑な運営を支える重要な要素です。契約前にチェックし、必要な設備が整っているオフィスを選ぶようにしましょう。

借りるスペースの広さによって料金が異なる

貸しオフィスの料金は、スペースの広さによって異なります。小規模なチームや個人向けの小さなスペースから、大規模な企業向けの広々としたスペースまで、ニーズに応じた選択が可能です。

選ぶスペースによっては、従業員一人当たりのコストが大幅に削減できる場合もあります。また、会社の成長に合わせたスペースの拡張・縮小も可能な場合が多いです。そのため、貸しオフィスは起業初期や中小企業にとってコストパフォーマンスが高い選択肢といえます。

登記が可能なものが多い

登記の可否は、ビジネスの信頼性や拡大に直結する重要なポイントです。貸しオフィスでは多くの場合、法人登記に対応しています。登記オプションを利用すれば、ビジネスの正式な拠点としてクライアントに紹介したり、正式な所在地としてビジネス文書に記載したりと信頼性向上につながります。

ただし、必ずしもすべての貸しオフィスで登記が可能なわけではありません。事前に規約やオプションを確認してから契約しましょう。

ニーズに合わせて様々な場所を選べる

貸しオフィスは、ビジネスのニーズに合わせて場所を選べます。都心部のビジネスエリアから郊外の静かな場所まで、多種多様な立地から選べます。都心部のオフィスは、クライアントとのアクセスが良く、多くのビジネスチャンスにつながるでしょう。

一方、郊外のオフィスは料金が安価であり、静かな環境で集中して仕事ができます。また、最近ではリモートワークの普及に伴い、自宅から通勤しやすい地元の貸しオフィスを選ぶ人も増えています。

オフィスの立地は働きやすさ、クライアントとの距離、賃料など様々な要素に影響を与えます。ビジネスの特性や従業員のライフスタイルを考慮し、自社に合った立地のオフィスを選択しましょう。

また、貸しオフィスの類似サービスとして「共同オフィス（シェアオフィス）」も存在します。共同オフィスについて知りたい場合は、こちらの記事から。
共同オフィスとは？主な設備や向いている業種、選び方のポイントを解説

貸しオフィスをお勧めできるケース

貸しオフィスは起業初期やオフィス開設が必要な業種、企業の支店など、様々なビジネスシーンで利用されています。貸しオフィスの活用事例を3つみていきます。

起業直後

オフィススペースの需要を確定するのが困難となる起業直後は、フレキシブルな貸しオフィスと好相性です。初期投資を抑えられるだけでなく、ビジネスが拡大した際にスペースを増やしたり、必要な設備がそろっている場所に移動したりと柔軟に対応できます。

法人登記ができる貸しオフィスを選択すれば、ビジネスの信頼性向上にも寄与します。また、会議室や共有スペースを利用できる場合、クライアントやビジネスパートナーとの面談にも対応可能です。

オフィス開設が必要な業種

弁護士などの一部の業種では、業務遂行のために専用のオフィススペースを必要とします。貸しオフィスは秘匿性の高い会議や専門的な機器を使った作業など、場所に関して制約が多い場合にお勧めです。

法人登記が可能な貸しオフィスでは、ビジネスの公式拠点として利用できます。また、長期契約を結ぶことで、安定した業務環境の確保も可能です。

企業の支店

大企業が新たに支店を開設する際にも、貸しオフィスは有用です。初期投資を抑えつつ、必要な設備や立地を選べるのは大きなメリットといえるでしょう。

事業の拡大や立地の最適化が必要な場合にもフレキシブルに対応可能であるため、企業のビジネス戦略において速戦・即決を実現します。また、支店の運営を始める際の手間を省略でき、新規事業の素早いスタートが可能になります。

知っておきたい貸しオフィスのポイント

貸しオフィスを選ぶ際には、利用目的や人数、改装の可否などを把握しておくことが重要です。契約前にチェックしておきたいポイントとして押さえましょう。

どんな使い方をするのか最初から相談を行う

貸しオフィスを選ぶ際は、最初から自社のニーズを明確にしておくことが大切です。業務内容や必要なスペースに加え、どのような設備を必要とするのかなど、具体的な使い方を管理会社に相談しましょう。

また、企業の発展や変化にも柔軟に対応できるようにするべきです。例えば、業務内容が変更になり、スペースの増減や異なる設備を必要とする場合にすぐに対応できるような、柔軟性に優れたオフィスを選択しましょう。

改装はNG

基本的に貸しオフィスは改装が認められていません。自社のブランドイメージに合わせたいなど、内装にこだわりがある場合は、初めから改装に関する要件を満たすオフィスを探しましょう。

改装ができないオフィスには、引越しや退去の際に原状回復の手間や費用がほとんど発生しないというメリットもあります。しかし一方で、管理会社によっては許可が出るところもあるため、一度相談してみるのも手です。

何人で利用するのか

貸しオフィスの契約時には、何人で利用するかを明確にする必要があります。スペースの広さや設備、料金など、利用人数によって大きく左右される条件が多いためです。

将来的に従業員が増える可能性も考慮に入れ、余裕をもったスペースを選ぶとよいでしょう。人数が増えた際に新たにスペースを探す手間を省くため、成長予測を正確に伝えるのがベストです。

また、利用人数に合わせた適切な設備やレイアウトも重要なポイントとなります。例えば、会議用のスペースや個別の作業スペース、リラクゼーションエリアなど社員が働きやすいオフィスを選択しましょう。

快適なオフィス環境は、社員の満足度や生産性を向上させるとともに、社員の採用と定着にも寄与します。

まとめ

貸しオフィスは、柔軟性と利便性の高さから様々なビジネスシーンで活用されています。個室が提供されるためプライバシーを保ちつつ、必要な設備や立地を選べます。また、法人登記に対応しているオフィスも多く、社会的信頼の向上が可能です。

しかし、契約前には使用人数や業務内容に応じた設備・スペースの確認、改装の可否など、自社のニーズと条件をしっかりと把握することが重要です。貸しオフィスは、ビジネスの拡大や変化に柔軟に対応するために有効なサービスといえるでしょう。

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貸しオフィスのように個室を提供するスペースだけでなく、開放的なコワーキングスペースやカフェでの作業も実現できます。フレキシブルなワークスタイルを追求している場合、常に新しい場所で働くことを可能にするdroppinの利用を検討してみましょう。