オフィスワークを行うためのポイントとは。工夫の方法を解説

オフィスワークとは

オフィスワークとは、オフィス内で行える仕事を指す言葉です。一般的な事務の仕事に当てはまるものは全てオフィスワークといえるでしょう。

また、似たような言葉ではデスクワークがあります。デスクワークはデザイナーや設計士、プログラマーなどといった机上で行える仕事の総称です。オフィスワークとデスクワークの違いを企業としても把握しておきましょう。

快適なオフィスワークを行うためのポイント

ここからは快適なオフィスワークを行うためのポイントについて、解説していきます。会社やマネジメントを行う立場からしても、従業員の心身を守り、負荷が1人の従業員に偏ることを防ぐ必要があるといえるでしょう。労働環境や設備、災害・セキュリティ対策を見直すことも大切です。

心身共に健康的に働けているかどうか

オフィスワークを快適に行うためには、現状の労働環境を冷静に把握する必要があります。例えば、十分な作業スペースはあるのか、感染症対策はできているのかなど現場の意見を聞きつつ、従業員の不安や不満を取り除きましょう。

レイアウト・設備はどうか

オフィスのレイアウトが業務に適したものかどうかもチェックしましょう。レイアウトの種類だけでも席を向かい合わせチームごとに固める対向型、固定席を定めないフリーアドレスなど、それぞれのメリット・デメリットがあることから、部署に適したものを選択する必要があります。

設備に関しては、操作を行うPCスペックやシステム面だけでなく、動線に物が溢れていないかもチェックすることが大切です。PCに関しては事務作業を行う場合、高スペックは不要であるものの、業務に適しているかは定期的な見直しが必要だといえるでしょう。

また、ルールを作っていないせいでオフィス内に物が溢れる ・綺麗に見えないといった状態であれば、整理できる場所の確保やルール作りも行う必要があります。オフィス内の設備やコピー機などの災害対策も検討しましょう。

ワークスタイルに合ったオフィスになっているかどう

レイアウトは全社で統一する必要はありません。しかし、それぞれのワークスタイルにあったオフィスを用意できなければ十分な成果を上げることが難しくなってしまいます。 そのため、従業員の働き方における課題をマネジメントを行う人々が把握し、1つずつ施策として実施するといった取り組みも大切です。

また、Web会議が増加したという場合は、いざという時に使用できる個人ブースの設置やパーティションで区切るなどの方法でも対策可能です。

オフィスワークの代表的な仕事

ここからはオフィスワークの代表的な仕事の内容についてみていきましょう。一般的な事務から企業の業績に関わる経理などの仕事も含まれます。臨機応変な対応力やコミュニケーション能力、簿記に関する知識などが役に立つでしょう。

一般事務

電話や書類作成、Excelを使用した計算などを行います。また、メールの応対を任されるケースもあり、バックオフィスの役割を担うことも少なくありません。一般事務と呼ばれているものの、経理や総務などといった業務も含まれるケースもあるため、非常に幅の広い職種となっています。

コールセンター

携帯電話などの大規模なサービスに対して、電話で問い合わせを受け付ける職種を表す言葉です。予約から問い合わせ、単純なクレーム対応まで含めて様々な知識が必要となるだけでなく、自社の製品に対する知識を日々身につけていかなければなりません。

カスタマーサポートを行う場合もコールセンターで行うケースもあるため、業務の範囲は会社による点は知っておきましょう。

経理・財務・会計

経理は日々のお金の管理を行ったうえで決算書類の作成を行います。財務は日々のお金の流れを把握し未来に備えて資金調達を行う、会計は収支に対する金銭の収支管理・報告などがメインの業務だといえます。

それぞれが異なる役割であるだけでなく、簿記の知識が必要となるため、専門的な知識が必要な職種だといえます。

総務

総務は企業内における防犯や防災対策、勤怠管理、社内イベントの総合的な対応などを行う職種です。場合によっては、経理の仕事を兼ねているケースもあり、中小企業においてはバックオフィスの役割全てを担うこともあります。

秘書

経営者の活動を幅広くサポートする職種です。例えば、宿泊先の予約の確保、スケジュール調整管理、メールや電話などの応対による仕事のサポートがメイン業務になります。グループで取り組む場合と1対1で取り組むケースに分かれます。とくに1対1で取り組む場合は、勤務時間や勤務する曜日が一定ではないパターンもあるため、確認が大切だといえます。

オフィスワークの場所選びにdroppinを

NTT コミュニケーションズが提供するdroppinは、ワークスペースを即時検索・予約できるサービスです。オフィスワークを主体として、働いている方がオフィス以外の場所で仕事をしたいと思った時に役立ちます。

例えば、「リモートワークに切り替わったものの、家では集中できない」「業務としてセキュリティを担保したいから自宅以外の個室のワークスペースが欲しい」といった場合も登録されているワークスペースから条件ごとに検索可能です。オフィスワークを効率化できるツールの1つとしてdroppinを使用してみましょう。

オフィスワークも含めたワークスペースに必要なものについてより知りたい方はこちらから。
ワークスペースに必要なことは？コワーキングスペースを選択するメリットや注意点も

まとめ

オフィスワークは、一般的な事務の業務も含むオフィス内で可能な業務を表す言葉です。しかし、多様的な働き方を取り入れる企業が増加したことによって、オフィスワークをオフィス以外で行うケースも増加しつつあります。

快適なオフィスワークを行うためには、企業としてもオフィス作りを戦略的に行う必要があり、例え自宅であってもそれなりの設備が必要だといえるでしょう。

NTTコミュニケーションズが提供するワークスペース検索・予約アプリ「droppin」は、ワークスペースの即時検索・予約を可能にします。店内の雰囲気や混雑状況の確認も可能であるため、セキュリティを重視するオフィスワークの効率化にも役立つでしょう。