共同オフィスとは？主な設備や向いている業種、選び方のポイントを解説

共同オフィスとは

共同オフィスは、1つのオフィスを複数の企業や個人で利用する形態を指し、シェアオフィスとも言います。

在宅勤務者や個人事業者などが利用できる場として、コワーキングスペースを利用している人もいるでしょう。これは、仕事をするスペースを複数人で共有するものを指します。オープンスペースとなっている場合が多く、利用者同士でのコミュニケーションを取るのにも適しています。

一方、共同オフィスの場合はオフィスそのものをシェアする点で大きく異なります。コワーキングスペースが交流に重きを置いているのに対して、共同オフィスは仕事に集中しやすい環境となっています。詳しく見ていきましょう。

主な設備

共同オフィスの設備は、建物により異なります。そのため、実際に利用する場合はその挙動オフィスの設備を確認しなければなりません。

ここでは、主な設備とサービスについてみていきましょう。

・ワークスペース（机・椅子）
・会議室
・打ち合わせスペース
・ロッカー
・家具
・プリンター複合機
・シュレッダー
・充電器
・電源コンセント
・無料Wi-Fi
・有人受付
・電話対応
・会議室の貸し出し
・ドリンクサービス
・電話・インターネット回線
・住所利用（法人登記・宅配便の受け取りなど）

ワークスペースには、オープンタイプのものと個室タイプのものがあります。人によってどちらの方が集中できるか違いがあるでしょう。また、パソコン作業時に他人に見られたくないような資料がある場合は、個室タイプのワークスペースが欠かせません。施設にどのようなワークスペースがあるのか事前に確認しておきましょう。

共同オフィスには、法人登記や郵便物・宅配便の受け取りに住所を利用できるタイプがあります。都心の住所を使用したい場合や宅配便の受け取りに困っている場合など、必要に応じて利用するとよいでしょう。

向いている業種

共同オフィスに適した業種についてみていきましょう。

起業したばかりですぐにオフィスが準備できない場合や自宅の住所が登記に利用できない個人事業主、フリーランスなどには共同オフィスが適しています。

・そのほか、パソコンを利用する仕事に適しており、例えば次のとおりです。
・ライター
・アフィリエイター
・エンジニア
・プログラマー
・コンサルタント
・カウンセラー
・ネットショップの運営
・営業職

同じパソコンを利用する職業であっても弁護士や税理士など機密情報を扱う職業の場合は、共同オフィスの利用にはあまり適していません。

機密情報を扱う職業の方が共同オフィスの利用を検討している場合、個室タイプのワークスペースなどがあり、機密が守れる設備であることを事前に確認しておきましょう。

共同オフィスの歴史

共同オフィスがどのような経緯で始まったのか気になる人もいるでしょう。共同オフィスはアメリカで誕生したといわれています。ここでは、共同オフィスの歴史についてみていきます。

海外での共同オフィスの歴史

オフィスの歴史の中で、しばらくの間は、会社ごとに専用のフロアやスペースを占有して、オフィスを形作っていました。

共同オフィスは、他企業やフリーランス同士の交流に適した空間です。事業形態が進んでいく中で、他企業との交流やフリーランス同士のコミュニケーションが重視されるようになってきました。そのため、従来の専用オフィスから、共同オフィスへと形が変わっていきました。

シェアオフィスの誕生は、2006年頃、ニューヨークでフリーランス同士が一緒に仕事をする場を提供したのがきっかけだとも言われています。同時期に、サンフランシスコでも似たような流れが起きました。

それまで1人で黙々と作業していた人同士が同じ場所で仕事をすると、会話が弾み生産性が向上します。会話がきっかけで新ビジネスにつながることもあり、生産性の向上や新しいアイデアが生まれる場所として重宝され、共同オフィスとして発展したと言われています。

日本での共同オフィスの歴史

日本では2010年に神戸にコワーキングスペース「カフーツ」が誕生しました。これが、日本の共同オフィスの最初と言われています。

その後東京にも出展され、徐々に広がりを見せてきました。

共同オフィスの現状

新型コロナウイルス感染拡大や働き方改革などの影響を受け、共同オフィスの出店ペースは拡大しています。とくに、東京23区では多くの出店が見受けられます。詳しくみていきましょう。

市場規模は拡大傾向にある

新型コロナウイルス感染拡大防止のため、多くの企業でテレワークが推奨されました。在宅勤務を余儀なくされた人は少なくありません。

しかし、場合によっては「自分の部屋がない」「仕事のためのスペースがない」「自宅から出はWeb会議への参加が大変」など、住宅での仕事環境を持たない人もいます。そのため、共同オフィス市場は拡大傾向にあります。

2018年から2022年までの5年間、共同オフィスの年平均成長率は30％となっています。これは実に早いスピードといえるでしょう。また、それまで多くの共同オフィスは都心に構えられていました。しかし、在宅勤務が一般化してくると、自宅近くに共同オフィスがあると利便性が高まると考える人が増えてきました。

そのため、共同オフィスも都心部だけでなく郊外へと進出しています。

働き方の多様化も含めて100%出社となる可能性は低い

今後新型コロナウイルス感染がひと段落付いた後、テレワークがどうなるか気になっている人は少なくありません。

厚生労働省のアンケートによると、テレワーク実施企業のうち新型コロナウイルス感染症による緊急事態宣言中にテレワークを実施した企業が52.7％なのに対し、それ以前からテレワークを実施していた企業は46.0％となっています。つまり、感染症の広がりの有無にかかわらずテレワークを行っている企業が一定数存在していました。

また、テレワーク実施者にアンケートを行ったところ、「通勤時間がないため時間を有効活用できる」「好きな場所で仕事ができる」「業務に集中できる」「育児や介護と両立しやすい」などの声があがっています。一度テレワークを体験した人の中には、このままテレワークを継続したいと考える人が少なくありません。

企業側からも「働き方改革が進んだ」「業務プロセスの見直しにつながった」「定型業務の生産性が向上した」「コスト削減できた」などの声が上がっており、多数のメリットが見えてきます。

テレワークのメリットは多数あるため、感染症が落ち着いた後も、全ての企業が100％出社となる可能性は低いと考えられます。

一方で、全ての従業員が在宅で仕事ができる環境とは限りません。郊外の共同オフィスの利用が必要となる人はいるでしょう。そのため、サテライトオフィスの代わりに共同オフィスを利用する企業やコワーキングスペースを利用する流れは、今後も継続すると見込まれています。

共同オフィスの選び方のポイント

実際に共同オフィスを利用する場合、どこを見て選べばよいかわからない人は少なくありません。ここでは、共同オフィスの選び方のポイントをみていきましょう。

使用用途

共同オフィスを何のために利用するのか明確にしておきましょう。

例えば、新規事業の立ち上げ時期であれば、利便性の高い場所にあるオフィスを低コストで利用できる点が、メリットといえます。

地方の企業が東京に進出する場合の営業所として、共同オフィスを利用することも可能です。また、東京に本社がある企業は通勤時間の緩和や本社への出社社員数を制限するために、郊外にある共同オフィスをサテライトオフィスとして利用することもできるでしょう。

設備

共同オフィスにより設置されている設備やサービスは異なります。自社の業務に必要な設備が揃っていることを確認しておきましょう。

例えば次のようなものがあると便利です。

・Wi-Fi
・電源
・ロッカー
・OA機器
・フリードリンク

椅子や机などに関しても、どのようなタイプのものがあるか確認しておきましょう。長時間利用する場合は、長時間使っても疲れにくいタイプの椅子があると重宝します。

個室の有無

個室の方が集中しやすい人もいるでしょう。また、Web会議を頻繁に行う場合も、個室ブースは欠かせません。

設備により個室の有無は異なります。利用のルールも異なるため、事前の調査が欠かせません。

諸経費

料金についても確認しておきましょう。多くの場合は借りるにあたって敷金礼金などの初期費用が必要です。月々の月額料金が設定されています。

水道光熱費や住所利用・法人登記といった費用は基本料金に含まれている場合が少なくありません。

一方、会議室の利用や受付対応・電話対応などはオプション対応となっており、別途料金がかかります。

施設により異なるため、諸経費についても確認しておきましょう。

セキュリティ環境

安心して利用するには、セキュリティ環境のチェックは欠かせません。

共同オフィスが入っているビルのセキュリティについて確認しておきましょう。オートロックの有無や警備会社との契約の有無についてチェックします。

さらに、受付が常駐しており、個室に専用の鍵がある場合は安全度が高まります。

作業スペースに私物や会社のものを置く場合は、それらのロッカーなどに鍵をかけられるかどうかの確認が必要です。

また、無線LANやWi-Fiを利用することも多いでしょう。複数の人が同時に利用できるWi-Fiを使用する場合、ネットワークセキュリティが万全なことを確認しておきましょう。

まとめ

1つのオフィスを複数の企業や個人でシェアして利用する形態を共同オフィスといいます。テレワークの広がりとともに、需要が高まっている施設の1つといえるでしょう。

共同オフィスのメリットは低コストで施設を利用できる点です。利用するにあたって、自社に必要な設備があるか、安全性は高いかといった確認が欠かせません。

施設により設備やサービスも異なるため、自社に適したものを選択するとよいでしょう。

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