リモートワークのコミュニケーションで大切なポイントとは？

リモートワークでコミュニケーション不足を感じる理由

リモートワークでコミュニケーション不足を感じるのは、若い世代の方が特徴的ではあるものの、全世代共通といえます。実際に、コミュニケーションが不十分であれば、スムーズな業務の遂行や報告などがしにくい空気が出来上がってしまう点も知っておきましょう。

会社としてもリモートワークでコミュニケーション不足となる理由を明確に把握しておかなければなりません。

コミュニケーションがとりやすい制度が整っていない

コミュニケーションが取りやすい制度や環境は、会社が用意しなければならないものだといえます。たとえば、リモートワークで業務を行っていても連絡が不十分で業務内容に抜けがある・ミスが多発しているといった場合には、コミュニケーションは不十分だと想定できるでしょう。

文章コミュニケーションでは結局不安感をぬぐえない

リモートワークの場合、文章のみでのコミュニケーションも可能です。しかし、表情や感情を読み取ることが難しいことから、文章のみでのコミュニケーションではうまくやり取りができない ケースもあります。

そのため、直接会う機会がなかったとしても通話やWeb 会議で定期的に連絡を取るといった対応もマネジメント側は意識しなければなりません。

基本的にリアルでの関係性を気にしなければならない

環境が整っていたとしても基本的にリアルでの関係性は気にしなければならないといえます。そのため、信頼関係ができていない段階では、コミュニケーションを取ることが非常に難しい ケースもあることを想定しておきましょう。

こういった場合は、上司から部下に定期的なコミュニケーションを図り、小さな課題からクリアさせていくことによって信頼関係を作るといった工夫も大切です。

リモートワークのコミュニケーションで大切なこと

ここでは、リモートアートのコミュニケーションにおける大切なことについて解説していきます。オンラインにおける「自分の見られ方」は若い世代ほど意識しており、定期的なフィードバックがなければ、モチベーションや従業員エンゲージメントにも悪影響を与えると推測されます。

そのため、業務に直接関わらないコミュニケーションであっても積極的に行っていくといった姿勢も大切です。

予定・状況が共有しやすい仕組みを作る

スムーズな業務を行うためにも予定や状況を共有しやすい仕組みを作ることが大切です。 エクセルでの管理やタスクマネジメントができるツールもあるため、自社で使用しやすい仕組みを採用し、改善していきましょう。

雑談もオーケーな場所を作る

コミュニケーションを取る場合は、仕事の話がメインとなるものの、雑談ができる関係性を作ることも大切です。そのため、ツールなどを使用するとしても雑談ができる場所を作り、艇的にコミュニケーションを図っていくことが大切です。

定期的な個人面談を取り入れる

リモートワークでは成果を上げている場合、特に問題がないと見られがちです。しかし、実際には環境や今の業務の内容に悩んでいるケースも考えられます。そのため、同じ目線に立つという意味でも定期的な個人面談を行いながら、業務内容を調整していく必要もあります。

この場合、Web会議 ツールを使用するとしても画面をオンにするなどの工夫を行えば、感情を伝えることも容易となるでしょう。

ツール・システムの導入を検討する

リモートワークにおけるコミュニケーションでは、ZoomやTeamsなど様々なツールやシステムが使用できます。 そのため、 自社の社風や環境を維持しつつ、リモートワークのコミュニケーションにおける話しにくさを改善できるツールを選択しましょう。

また、よくある質問などであればFAQシステムを導入することでもスムーズなコミュニケーションにつながります。

Web会議では画面をオフにしない

ちょっとした工夫として、Web会議では出来る限り、画面オフにしないことで表情や感情を伝えやすくなります。声だけであってもある程度は伝わるものの、コミュニケーションを取る相手の不安を取り除くことにもつながるため、実践してみましょう。

また、NTTでもテレワークを実施しています。詳しくはこちらの記事から。
NTTがテレワークを実施！理由や工夫・取り組み方について解説

まとめ

リモートワークにおけるコミュニケーション不足は、大きな課題として取り上げられてきました。しかし、ツールやシステムの導入だけでなく、Web会議での画面のオン・オフからでもコミュニケーション不足の改善に取り組めます。

また、全世代共通でコミュニケーション不足に陥りがちであることを知り、企業として対策を行っていくことができれば、リモートワークを廃止しなくても成果をあげることが可能です。

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