会議室が足りない！を解決するコワーキングスペースのススメ

会議室が足りなくなる原因とは？

会議室不足を解決するためには、まずその原因を突き止めることが重要です。会議室が足りなくなる一般的な原因をご紹介しますので、自社の状況と照らし合わせて確認しましょう。

そもそも社内に十分な会議室が確保されていない

1つ目の原因は、社内に十分な会議室が確保されていないという点です。

昔に比べてプロジェクトメンバーの数が増えたり、顧客と会議する機会が増えたりすると会議室が不足します。『事務所を契約するとき、会議室の数は十分だったが、企業の成長に伴い不足してしまっている』というケースは珍しくありません。

また、現在はWeb会議でクライアントと商談するケースが増えています。Web会議は、場所を選ばず開催できますが、企業の中には会議室を使用してWeb会議を実施するところも多いです。つまり、Web会議を実施する場合でも会議室は利用されることになります。そのため、会議室不足に陥りやすくなるでしょう。

無駄な会議が発生している

2つ目の原因は、無駄な会議の発生です。

例えば、会議の中には集まることが目的になっているケースがあります。また、無駄な会議であるとメンバーが認識していても上司にそのことを発言できないという場合もあるでしょう。

無駄な会議が多いことで会議室不足になっている企業は、会議開催の基準を見直すことで改善される可能性があります。

時間通りに会議が終わらない

3つ目の原因は、時間通りに会議が終わらないことです。
会議室は予約をして使用しますが、会議が予定時刻に終わらないと会議開催時間が押されてしまいます。また、時間通りに会議が終わらない状態が頻繁に起こると仮予約が多くなったり、予約時間を長めに確保したりするケースも増えるため、会議室不足に陥りやすいです。

空予約が多い

4つ目は、空予約が多いことです。

空予約が多く発生すると使用できる会議室が本来の会議室の数よりも大幅に減ってしまうため、多くの人が会議室を予約することができなくなります。実際に会議室は使われないのに、予約だけが埋まってしまうことになるため、企業や従業員にとってデメリットしかありません。

会議のルールが定まっていないor浸透していない

5つ目は、会議のルールが定まっていなかったり、共有されていなかったりすることが原因です。

ルールが定まっていないと会議をする必要がないのに会議が開催されたり、会議室の使用時間が守られなかったりする可能性があります。そのため、『空予約が多い』、『会議室の利用時間が頻繁に延長される』という企業は、会議室利用のルールを策定するのがおすすめです。もし、策定しているのにもかかわらず守られない場合は、社内で浸透していない可能性があるため、ルールの共有に努めましょう。

会議室不足によって起こる3つのデメリット

会議室不足によって発生するデメリットは下記の3つです。具体的にどのようなデメリットがあるのかについて解説します。

バッティング

会議室不足によってバッティングが起こりやすくなります。

バッティングは、同じ時間帯で2つの予約が同時に入ってしまっている状態です。この場合、どちらかのプロジェクトチームは会議室を譲らなくてはならず、譲ったほうのプロジェクトチームは会議ができなくなります。新たに会議室を予約できるなら問題ありませんが、一室も空いていないと会議の開催を中断せざるを得ません。

生産性の低下

生産性が低下し、企業経営にも影響を与えます。

会議室が不足していることで、チーム内で意見を出し合える環境が失われます。また、会議室が不足しているとクライアントとの商談もスムーズにできない可能性があるため、顧客満足度低下にもつながるでしょう。

情報漏洩の危険性

会議室が不足している状態でも早急にチーム内で話し合いをして意思決定を下さなければならない事態に遭遇するケースは珍しくありません。

会議室は個室になっているため、話し合いの内容が外部に漏れづらいです。一方、会議室不足で廊下など共有スペースで話し合いをしなければならない場合、情報漏洩の心配があります。業務内容やクライアントの個人情報などが外部に漏れると企業の信頼も低下するため、会議室不足は企業にとって好ましい状態とはいえないでしょう。

『会議室が足りない！』を解決する4つの方法

会議室不足を解消する方法は以下の4つです。これらの方法を試すことで会議室不足という悩みを解決することができる可能性があるので、ぜひ参考にしてみてください。

コワーキングスペース検索サービスで早急に会議室を確保する

1つ目は、コワーキングスペース検索サービスを利用することです。

会議室不足で悩んでいる企業の中には、物理的に会議室が足りないところも多いのではないでしょうか。今の会議室では足りないと思われる管理者は、早急に会議室を確保する必要があります。

会議室を確保するときは、droppinなどのコワーキングスペース検索サービスを利用するのがおすすめです。自社から近いコワーキングスペースや会議室を簡単に探すことができるので、今すぐに会議室を準備したいという方はチェックするようにしましょう。

会議室の増設

2つ目は、会議室の増設です。

会議室が足りない場合は、増設して不足しないように整備する必要があります。近年はWeb会議をする機会が多いため、1人用の会議ブースを設置したり、オープンスペースを設置したりするのもひとつの方法です。

社内レイアウトを変更する

3つ目は、社内レイアウトの変更です。

社内レイアウトを変更することで、会議室を増やせる可能性があります。例えば、8人用の会議室を2つに区切ることで、4人用の会議室を増やすことが可能です。また、デッドスペースをうまく活用すれば、1人用の会議室を増設することができるかもしれません。

このように、社内レイアウトを変更することで、会議を行うためのスペースを確保することができるのでおすすめです。

Web会議システムを導入する

4つ目は、Web会議システムの導入です。

Web会議システムを導入すれば、Web上で会議ができるようになります。Web会議は自宅やコワーキングスペース、オフィスのデスクから参加することができるので、会議室を利用する必要が少なくなります。全体的に会議室の使用率を減らせるので、会議室不足の対策方法として活用できるでしょう。

まとめ

今回は、会議室不足の原因やその解決方法について詳しく解説しました。会議室不足は、無駄な会議や空予約などが原因で発生します。実際に会議室が足りなくなると生産性の低下などさまざまなデメリットが発生するため、企業は早急に解決しなければなりません。この記事では、具体的にどのように会議室不足を解決すればいいのかご紹介しましたので、会議室不足に悩まれている企業は、参考にして改善を図るようにしましょう。

NTTコミュニケーションズが提供するdroppinは、コワーキングスペースを検索・予約できるアプリです。コワーキングスペースや貸会議室を活用することで、会議室不足の問題を解決することができます。そのため、コワーキングスペース等の利用を検討している人は、droppinをぜひ活用してみてください。