テレワークや在宅勤務のコミュニケーション課題を解決する方法

テレワーク・在宅勤務時によくありがちなコミュニケーションの課題5選

テレワーク・在宅勤務時に生じやすいコミュニケーションの課題は5つです。具体的に、どのような課題が挙げられるのか解説します。

コミュニケーションがテキスト中心になる

1つ目の課題は、コミュニケーションがテキスト中心になるという点です。

基本的に、テレワークや在宅勤務で従業員とコミュニケーションを取るときは、メールやチャットが活用されます。確かに、テレビ会議などで会話することもできますが、スケジュールを調整して実施されるのが一般的です。そのため、テレビ会議で気軽にコミュニケーションを取ることは難しいでしょう。

一方、メールやチャットは伝えたいタイミングでテキストを送信することができるので、テレビ会議よりもスムーズにコミュニケーションを図ることができます。そのため、テレワークや在宅勤務時にはメールやチャットが活用されやすいです。

しかし、テキスト中心のコミュニケーションは、相手の表情を読み取ることができず、お互い気を遣いながらやり取りをすることになります。テキストの表現の仕方に注意しないと誤解を招いたり、齟齬が生じたりする可能性があるため、対面よりもコミュニケーションが取りづらいと感じることもあるでしょう。

コミュニケーションハードルが高くなる

2つ目の課題は、コミュニケーションハードルが高くなるという点です。

オフィスで仕事をする場合、近くに同僚や先輩がいるため、聞きたいことをすぐに聞くことができます。口頭で気軽に話すことができるので、コミュニケーションハードルは比較的低いでしょう。

一方、テレワークや在宅勤務は、気軽に話しかけたいというときもチャットを立ち上げたり、電話をしたりしなければなりません。オフィスワークのときのように、素早く気軽に話しかけるということは難しくなるため、その点もテレワーク・在宅勤務時におけるコミュニケーションの課題となりやすいです。

ITツールの導入が必要

3つ目は、ITツールの導入が必要であるという点です。

テレワークや在宅勤務でコミュニケーションを取るときは、テレビ会議システムやチャットなどさまざまなコミュニケーションツールを導入しなければなりません。ITツールの中には、無料で利用できるものも多いですが、フリープランは機能制限が設けられているため、費用を支払って運用するのが一般的です。

ITツールを導入する際は、自社に最適なシステムを選定しなければならなかったり、予算を確保しなければならなかったりするため、その点もリモートワーク・在宅勤務時の課題となりやすいでしょう。

会話が少なく従業員が不安を感じる

4つ目は、従業員同士の会話が少なくなりやすいという点です。

テレワークや在宅勤務は、オフィスではなく、自宅やカフェなどから仕事をすることになります。基本的にそれぞれの従業員が個々で仕事をすることになるため、自ずと仲間や上司に会う機会は少なくなるでしょう。また、前述した通り、オフィスワークに比べて気軽に会話をすることが難しくなるため、テレワークや在宅勤務は、従業員が孤独を感じやすくなります。

孤独な状態は不安になりやすくなったり、モチベーションが低下しやすくなったりします。そのため、企業はテレワークや在宅勤務時、従業員の孤独や不安に対する配慮が必要です。

業務内容中心の会話になりやすい

5つ目は、業務内容中心の会話になりやすいという点です。

テレワークや在宅勤務時、従業員同士が気軽に会話をすることが難しくなります。そのため、コミュニケーションを取るときは“必ず伝えなければならないこと”、つまり会話が業務内容中心になりがちです。

業務内容中心の会話は従業員同士の距離を縮めたり、お互いの理解を深めたりすることが少ないため、テレワークや在宅勤務時の課題となりやすいでしょう。

テレワークや在宅勤務のコミュニケーション課題を解決する5つの方法

このように、テレワークや在宅勤務はそれぞれの従業員が離れた場所で仕事をすることになるため、コミュニケーションの課題が生じやすいです。しかし、工夫をすることでこれらの課題を解決することができます。

具体的に、テレワークや在宅勤務のコミュニケーション課題を解決する方法を5つご紹介しますので、興味がある方はぜひ参考にしてください。

業務状況を可視化する

業務状況を可視化することでコミュニケーションのタイミングを掴みやすくなります。なぜなら、チームメンバーの状況を把握することができたり、それぞれのメンバーがどのような業務を行っているのかがわかったりするからです。

業務を可視化するためには、スケジュール共有を行います。また、グループチャットなどを活用し、常に情報を共有できる環境を作ることも重要です。

コミュニケーションツールの導入

コミュニケーションツールを導入してチームメンバーがコミュニケーションを取りやすい環境を作ります。代表的なコミュニケーションツールは下記の通りです。

• ビデオ会議
• チャットシステムなど

コミュニケーションツールはさまざまな種類があり、それぞれの製品で搭載されている機能や料金が異なります。複数の製品を比較し、自社に最適なものを選択するのがおすすめです。

それぞれのスケジュールを綿密に共有する

スケジュールを綿密に共有することで、メンバーの業務状況を把握したり、今後の予定を確認したりすることができます。コミュニケーションツールのスケジュール機能やカレンダー機能を使用して、スケジュールを綿密に共有できる環境を構築するのがおすすめです。

綿密に仕事の成果を報告する

仕事の成果を小まめに報告することでコミュニケーションの機会を創出することができます。

テレワークや在宅勤務時は、コミュニケーションが取りづらく、会話が少なくなりがちです。しかし、仕事の成果を小まめに報告すれば、チーム内で会話をする機会を作れるため、コミュニケーション活性化につながります。

コワーキングスペースを利用する

コワーキングスペースを利用することで、自宅より孤独感を感じづらくなります。なぜなら、コワーキングスペースはさまざまな人が利用しているため、自宅とは異なり完全に孤立することがないからです。

また、コワーキングスペースにはWi-Fi環境が構築されているため、ネットワーク環境の整備に手間がかからない点もメリットです。

まとめ

今回は、テレワークや在宅勤務時のコミュニケーションの課題を解決する方法について詳しく解説しました。テレワークや在宅勤務時は、オフィスワークに比べてチーム内で会話がしづらくなります。そのため、コミュニケーションツールを導入したり、業務を可視化したりするなどの対策が必要です。

NTTコミュニケーションズが提供するdroppinは、コワーキングスペースを検索・予約できるアプリです。テレワーク時にコワーキングスペースを活用すれば、仕事ができる環境を簡単に構築することができたり、自宅よりも孤独感を感じづらかったりします。自宅と職場を分けたいという方は、ぜひdroppinの利用を検討しましょう。