オフサイトミーティングとは？メリット・デメリットと開催場所

オフサイトミーティングとは？概要をわかりやすく解説

オフサイトミーティングとは、社外でミーティングを実施することです。職場や現場から離れた場所で従業員同士がミーティングを行うことを意味します。一方、従来頻繁に行われてきた社内の会議室などでミーティングを実施することをオンサイトミーティングと呼びます。

オフサイトミーティングは、欧米の企業から広まり、日本でも取り入れられるようになりました。欧米では新しいアイデアを効率的に生み出すために、あえてオフサイトミーティングを実施する企業も珍しくありません。

本来、オフサイトミーティングは欧米から広まった言葉ですが、日本で使用されるカタカナ明記の『オフサイトミーティング』は株式会社スコラ・コンサルトが商標登録を行っています。オフサイトミーティングは株式会社スコラ・コンサルトによって“気楽にまじめな話をする”という意味に再定義されています。

オフサイトミーティングを採用することで得られる3つのメリット

オフサイトミーティングを取り入れることで企業はさまざまなメリットを獲得することができます。ここでは、どのようなメリットを得られるのか具体的に解説しますので、ぜひ参考にしてください。

話し合いに集中できる

1つ目のメリットは、話し合いに集中することができる点です。

社内でミーティングを実施する場合、話し合いを中断しなければならない場面に遭遇するケースも珍しくありません。例えば、クライアントからミーティングに参加しているメンバーの一人に電話がかかってきたとき、話し合いを一時的に中断して対応しなければなりません。また、来客が来たり、ほかの部署から呼び出されたりするなど、ミーティング中に邪魔が入ることは珍しくないのです。

一方、オフサイトミーティングは職場や現場から離れた場所で実施するため、オンサイトミーティングのようにクライアントから電話がかかってきたり、ほかの部署から呼び出されたりする心配がありません。話し合いだけに集中することができるので、その点がオフサイトミーティングの大きなメリットです。

新しい発想が生まれやすい

2つ目のメリットは、新しい発想が生まれやすいという点です。

オフサイトミーティングは、普段とは異なる環境に身を置いてミーティングをします。いつもと同じ景色で話し合いをするよりも異なる環境のほうが集中力は高まりやすく、発想力も向上しやすいです。新しい発想は、今まで悩んでいた課題を解決することができたり、製品やサービスの飛躍的な成長に繋がったりする可能性があるので、企業に大きなメリットがあるといえます。

チームの連携が強化する

3つ目のメリットは、チームの連携が強化される点です。

オフサイトミーティングは、“気楽にまじめな話をする”をコンセプトに話し合いが行われます。メンバーの役職や肩書を意識せずに、情報交換をするのが一般的です。これにより、普段知ることができない本音を聞きやすくなるので、相手のことを理解しやすくなります。メンバー同士の理解が高まることで、チーム全体の協力体制や連携が強化されやすいです。

このように、オフサイトミーティングはメンバーの連携強化につながるため、“良い仕事”ができる環境を作れることも大きなメリットといえるでしょう。

オフサイトミーティングを採用することで起こるデメリット

オフサイトミーティングを採用することで企業は数多くのメリットを獲得できます。しかし、デメリットもいくつか存在するため、今からオフサイトミーティングを取り入れたいという企業は念のため把握しておくのがおすすめです。

社内とは別にスペースを確保する必要がある

オフサイトミーティングを取り入れるためには、社外でミーティングできる環境を構築しなければなりません。例えば、貸会議室を契約して話し合いをするというような事前準備が必要です。

もちろん、貸会議室等を利用するためには、費用がかかる可能性があるので、その点はオフサイトミーティングのデメリットであるといえるでしょう。

チーム内で業務調整が必要

オフサイトミーティングを実施する場合、チーム内で業務調整が必要になります。

通常、社内でミーティングを実施する場合、移動距離が短いため、業務対応後にすぐ参加することができます。一方、オフサイトミーティングは社外で実施されるため、社内の会議室でミーティングを実施するときよりも移動距離などが長くなりやすいです。そのため、そのミーティング時刻前後で業務予定を組むのは難しくなるため、チーム内で業務調整が必要となります。

オフサイトミーティングを成功させるためのアイデア

オフサイトミーティングのメリットを獲得するためには、オフサイトミーティングを成功させることが重要です。ここでは、具体的に成功させるためのアイデアをいくつかご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

スペースの確保にはワークスペース検索サービスを利用する

オフサイトミーティングを成功させるためには、スムーズなスペースの確保が必要不可欠です。もし、ミーティングを実施するためのスペースが見つからない場合、オフサイトミーティングが実施しづらくなります。

スムーズにスペースを確保するためには、ワークスペース検索サービス等を利用するのがおすすめです。このようなサービスを利用することで、速やかにスペースを確保することができたり、目的に合った場所を選べたりします。

目的とゴールを明確に設定する

目的とゴールを明確に設定することもオフサイトミーティング成功の秘訣です。

オフサイトミーティングは、『なぜ実施するのか』、『どのような成果を獲得するのか』を決めた上で行うと効率的です。目的とゴールを決めることで参加者が話し合う際に目指すべき方向性が定まるので、オフサイトミーティングを成功させるために必要なことといえます。

グループ分けを行う

ミーティングのメンバーの選定やグループ分けを行うこともオフサイトミーティングを成功させるために必要なことです。例えば、普段話し合う機会の少ないメンバー同士を選定して、その中で話し合いを行えば、お互いの距離が縮まる可能性があるでしょう。関係性が良好になることで、仕事効率もはかどるため、企業にとってメリットです。

まとめ

今回は、オフサイトミーティングの概要やメリット・デメリット、成功させるためのアイデアなどについてご紹介しました。オフサイトミーティングを実施することで、メンバー同士の連携を高められたり、新しいアイデアを生み出しやすくなったりするので、まだ実施したことがない企業は取り入れてみるのがおすすめです。

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