会議が長い！長すぎる会議がもたらすデメリットと会議を短くする方法

会議が長いことで生じてしまう3つのデメリット

はじめに、会議が長くなることで起こるデメリットについてご紹介します。デメリットを知ることでなぜ長い会議が好ましくないのかがわかるので、ぜひチェックしてみてください。

労働時間が長くなる

1つ目は、労働時間が長くなることです。

基本的に、社員は会議に参加する以外にもさまざまなタスクを抱えています。例えば、クライアントの接客や資料の作成などやるべきことは非常に多いです。このようなタスクに追われて仕事をする人がほとんどなので、会議が長くなってしまうとそのほかの作業にしわ寄せが行きます。結果的に、やるべきことが1日の労働時間内で抑えられなくなり、残業となってしまうのです。

ちなみに、時間外労働が月45時間を超えて長くなるほど、脳や心臓疾患の関連性が強まるとされています。そのため、厚生労働省でも働き方改革を推進し、労働時間削減に努めることを推奨しているため、長い会議に関してもできるだけ対策しなければなりません。

人件費が増大する

2つ目は、人件費が増えるという点です。

労働基準法37条によれば、労働時間8時間を超える労働においては基本給に対して2割5分以上の割増賃金が発生するとの記載があります。また、休日労働に関しては、法定休日労働の割増率35%が追加されます。

前述した通り、長い会議はほかのタスクにしわ寄せが行き、労働時間外で仕事をしなければならなくなる可能性は高いです。労働時間外の賃金は基本給よりコストが高くなるため、人件費が増大しやすくなります。

ちなみに、割増賃金に未払いがあった場合、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金となるため、注意が必要です。

生産性が低下する

3つ目は、生産性が低下するという点です。

会議が長くなることで、従業員の体力の大部分が会議で消耗されてしまいます。そのため、パフォーマンスが悪くなり、生産性が低下する可能性があるのです。

また、会議が長くなることで疲労やストレスが増え、従業員にさまざまな悪影響がでてきます。モチベーションも低下してしまうため、長時間の会議は改善する必要があるでしょう。

会議が長くなってしまう3つの原因

会議が長くなってしまう原因は大まかにわけて3つあります。それぞれの原因について詳しく解説しますので、早速チェックしていきましょう。

意見がまとまらない

1つ目の原因は、意見がまとまらないという点です。

会議は意見を出し合う場になるため、参加者が多ければ多いほど、さまざまな意見が飛び交います。基本的に会議は意思決定をする場であり、すべての意見を取り入れることはできません。そのため、お互い落としどころを探って意見をまとめる必要があります。

しかし、意見が複数ある場合、それをまとめることは容易なことではありません。うまく意見をまとめられないと時間だけが経過していくことになるので、会議が長くなりやすい原因です。

時間が決められていないもしくは守られていない

2つ目は、時間が決められていなかったり、守られていなかったりするからです。

会議に限った話でありませんが、終了時刻が決められていないとダラダラ無意味な話し合いが続き、スマートに話し合いを終えることはできません。それは、会議の時間が守られていないときも同様です。

時間が決められていないといつまでに会議を終わればいいのかが明確ではなく、会議が長くなる可能性が高いでしょう。また、会議の時間が守られない場合、次の会議の開始時間も遅れてしまうため、会社全体で非効率な状態が発生します。

目的や内容を事前に決めずに会議をはじめてしまう

3つ目は、目的や内容をあらかじめ決めることなく会議をはじめてしまうからです。

会議は、目的があることで目標がわかるため、話し合いが進みます。しかし、目的がないと何について話し合えばいいのかわかりません。また、どこに到達すれば会議が終了するのかも明確ではないため、会議が長くなってしまう可能性は高いでしょう。

長すぎる会議を短くする3つの方法

最後に、長すぎる会議を短くする3つの方法について解説します。長い会議が社内で課題となっている方は、ぜひ参考にしてください。

会議の最終目標をメンバーと共有する

会議は、最終目標をメンバーと共有することで、参加者全員がその会議のゴールを知った上で話し合いを進めることができます。それぞれの参加者の発言が目標に到達するための意見になりやすく、会議自体の質が向上するでしょう。無駄な会話やダラダラとした話し合いを防ぐことができるので、会議を短くするためのコツといえます。

数日前に会議の資料を配布する

会議には、資料が用いられるケースも多いです。会議の進行役は資料があることで、話を進めやすくなります。また、参加者は資料を見ながら話しを聞けるだけでなく、後から見返すこともできるので、資料を活用するメリットは大きいといえるでしょう。

しかし、当日資料を配布すると、議論が止まってしまったり、事前に内容を把握することができないので会議が始まってから議論の詳細を知ることになったりします。会議が開始した時点で会議のテーマを知るよりも事前に目を通しているほうが効率的に会議を進められるため、少なくとも1時間前には会議の参加者に資料を配布しておくのがおすすめです。

時間厳守で会議を行う

会議に時間制限を設けて時間厳守で行うことが長い会議を短くするコツです。

前述した通り、会議に時間制限を設けないと無意味な話し合いが始まりやすく、ダラダラと時間だけが過ぎていく原因になります。また、時間厳守で会議を行わないと時間制限を設けても長い会議を短くするための解決策にはなりません。

時間制限を設けることで、決められた時間内で意見交換を終えなければならないため、会議の質が向上します。また、時間厳守で行うことで、ご自身のメンバーの会議だけでなく、後からその会議室を使う社員たちにも迷惑がかからないため、会社全体で効率的な会議を行えるようになるでしょう。

まとめ

今回は、会議が長くなってしまう原因や解決するためのコツについて詳しく解説しました。会議が長くなると労働時間が増えたり、人件費が高くなったりするなど、社員や企業は数多くのデメリットに直面してしまいます。そのため、時間制限を設けるなど会議を短くするための対策を行い、効率的に話し合える環境を構築することが重要です。

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