効率的に会議を進めるための方法8選

非効率な会議の特徴とは？

効率的に会議を進めるための方法を紹介する前に、そもそも非効率な会議とはどのような特徴があるのでしょうか。会議でよくある問題についてご紹介します。

会議内容の共有ができていない

非効率な会議では、話す内容の共有ができていなかったり、どんなことに取り組むのか共有できていなかったりします。

そもそも会議を進めるにあたっては、目的や決めるべきことをメンバーが事前に把握できていないと、まとまるまでに時間がかかってしまい非効率的です。

会議の内容は共有して当たり前ではないかと思われる方も多いかもしれませんが、非効率な会議では全員に内容が共有されていないケースも多くなっています。

会議内容が決まっていない

会議の内容が決まっていないことも非効率な会議の特徴です。そもそも内容が決まっていない状態で始めてしまうと、『どのようなテーマで会議をする？』といった内容からスタートするため、長くなる要因の一つとなりますし、議論を深めることはできません。

特に一定の時間、日程で義務的に会議を行っているケースではこういった問題が発生することもあり、非効率的な会議を続けてしまう要因の一つになるので対策が必要です。

会議を効率的に進めるための8つの方法

会議を効率的に進めたいと考えている方向けに、コツを8つ紹介します。

会議を行う目的を明確にする

会議を効率的に進めるにあたり、最も大切になるのが目的を明確にすることです。例えば何を決めるために行うのかなど、明確にすることでゴールも見えやすくなるため、スムーズに進められる可能性が高くなります。

会議は結論が出しやすくなるよう工夫をすることで効率的に進められるため、必ず目的を決めてから会議を行うようにしましょう。

会議を開始する前に司会者を決める

会議を効率的に進めるためには、司会者を事前に決めておくことが大切です。会議を進行する人を用意しておくことで、参加者に発言を促したり、その内容をまとめたりしてくれるため、会議を効率的に進められます。

ただし、司会者は誰でも務まるとは限らず、できる限り参加者の意見を引き出す能力の高い人や、結論を出す能力が高い人を選ぶことが大切です。

会議を効率的に進めることや、より深い議論をするためには司会者が鍵を握っているとも言えるため、必ず事前に決めておくことが重要になります。

事前に会議のアジェンダを作成し配布する

アジェンダとは、会議の議題をまとめた資料のことです。アジェンダを作成し、参加者に配布することで参加者全員に会議の内容を共有できます。

アジェンダを配布されることで、会議の参加者は事前に提案するアイデアを考えることができ、何も決まっていない会議と比べてスムーズに進めることが可能です。また、全員が内容を把握していることでより深い議論にもつながるので、効果的な会議を実現したい場合には必要不可欠と言えるでしょう。

アジェンダを作成し、より効率的な会議を求めるのであれば、できる限り各議題にかかる時間をタイムテーブルでまとめるのもおすすめです。そうすることで時間も意識しやすくなり、効率的に会議を進められるようになります。

環境の整備を欠かさない

効率的に会議を進めるためには、環境の整備も欠かすことができません。それぞれの会議によって準備すべき内容は異なりますが、例えば資料で会議の内容を説明するのであれば、参加者全員に資料を配布することで全員が参加しやすくなります。

また、モニターを使用する予定がある場合は、スムーズに進めるためにもモニターの操作方法を事前に把握したり、会議前に操作をしたりするなどリハーサルを行うとより効率的に進められます。

また、場合によってはWeb会議になることもあります。リモートで会議を行う際には、PCの環境設定を事前にしておくことや、参加者に操作方法を共有しておくことが大切です。全員が環境設定をしないまま参加すると、なかなか会議が始まらない事態にもつながるケースがあるので、効率的に進めるためにも環境の整備は欠かず行うようにしましょう。

会議に参加する社員の絞り込みを行う

会議に参加する社員は、できる限り絞り込むことが大切です。その理由としては、人数が多いほど事前準備に時間がかかったり、自分には関係ないといって参加しないメンバーも出てきたりするからです。

全員が会議に参加する必要がある場合は問題ありませんが、参加する必要がない人まで出席させるのは非効率的ですし、その人にとっても本来の仕事が進まないなどデメリットが多くなります。

そのため、会議に参加する社員は必要な人だけに絞り、出席を促しましょう。ただし、メンバーを絞った場合には不参加となった社員にも決定事項等は共有することが大切です。

参加者の緊張をほぐすアイスブレイクを利用する

アイスブレイクとは、簡単に説明すると緊張をほぐすための手法です。会議を効率的に進めるためには、参加者が意見を出しやすい環境となることも大切です。緊張してなかなか意見が出ないと、時間だけが過ぎて会議の内容もまとまらなくなります。

このような非効率的な会議をなくすためには、司会者がアイスブレイクを取り入れて参加者に自己紹介を求めたり、参加者同士で会話ができる環境を用意したりすることで緊張をほぐせます。気軽に話せる環境になれば雰囲気も良くなり、意見も出しやすくなるので効率的に会議を進められるようになります。

可能な限り資料はコンパクトにまとめる

会議は参加者の気持ちも考えることでより効率的に進めることが可能です。その中でも大切なのが可能な限り資料をコンパクトにまとめることです。

会議に用意する資料は、あまりにも長いと読む側の負担が大きくなります。また、資料が多いと内容の把握もしづらくなるため、効率が悪くなることもあるのです。

効率を求めるのであれば、会議の資料はできるだけ最小限にまとめ、負担のないよう気配りをするようにしましょう。

必要な会議だけ開催する

企業によっては、決められた曜日に必ず会議を開催したり、やらなければならないから開催したりしているところも多いのではないでしょうか。

このような義務的に行われている会議は、参加者のモチベーションも低下する恐れがありますし、その日にまとまらなくても次の会議でまとめればいいといった気持にもなるため、非効率的です。

不必要な会議が多いと感じている場合は、本当に必要な会議だけ開催するようにし、特に話す内容もない場合は開催を見送ることが大切です。

まとめ

今回は効率的に会議を進めるための方法を8つ紹介しました。会議の効率が悪いと感じている場合は、原因を突き止めて改善できるポイントはしっかりと直していくことが大切です。会議は今回紹介した内容にもある通り、ちょっとした工夫で効率を良くすることができるため、少しでもスムーズに進めたいと感じている企業は参考にしながら開催してみてください。

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