「会議のバッティングで会議室が使えない」を貸し会議室で解消

会議のバッティングが起こる原因

会議のバッティングが起こる原因は、大まかにわけて2つです。それぞれの原因について詳しく解説します。

会議室不足

1つ目の原因は、会議室不足です。

社内で予定されている会議に対して十分な会議室が確保されていない場合、会議のバッティングが起こりやすくなります。会議室不足の原因としては、『プロジェクトメンバーが増えたのにもかかわらず昔から会議室の数が増えていない』、『起業当初よりも大幅に業績が成長し、案件の数が増加しているのに会議室数は相変わらず同じまま』というケースが考えられるでしょう。このような場合は、当然会議室不足が起こりやすくなります。

予約状況の確認ミス

2つ目の原因は、予約状況の確認ミスです。

基本的に会議を使用するときは、事前にスケジュールを確認し、予約を入れて使用するという流れになります。しかし、会議の予約管理がしっかりとされていない企業やそもそも予約して使用するというルールがないというところでは、会議室の予約管理が行き届いていないため、会議のバッティングが起こりやすくなるでしょう。

会議のバッティングを解消する6つの方法

会議のバッティングはさまざまな原因で発生します。しかし、対策を講じることで、これらの課題を解決することが可能です。ここでは、会議のバッティングを解消する6つ方法をご紹介しますので、どのように解決すればいいのかわからない方は、ぜひ参考にしてください。

貸し会議室を利用する

1つ目の方法は、貸し会議室を利用することです。

貸し会議室は、時間単位で借りることが可能で、企業などが活用できます。会議のために使われるスペースやさまざまな用途で利用できる空間など複数のタイプがあり、数多くのニーズに対応できるサービスです。

会議のバッティングに悩んでいる方が貸し会議室を利用することで、簡単に会議室を増やすことができます。また、貸し会議室によっては時間単位で貸し出しているところもあるため、会議が多いときは複数の貸し会議室を予約し、逆に少ないときは貸し会議室の利用数を減らすというように、柔軟な使い方も可能です。

貸し会議室は、駅から近い場所に設けられているケースが多く、アクセスの利便性も高いです。また、人数や形式に合わせて自由に選択することができるので、その点も魅力があるといえるでしょう。

自社に会議室を増設する

2つ目の方法は、自社に会議室を増設することです。

自社に余っているスペースがあるという方は、会議室を増設することで会議のバッティングが起こりづらくすることができます。会議室の増設と聞くと、工事が必要になるのではないかと思われる方もいますが、現在はWeb会議で打ち合わせをすることも多いため、セミクローズ型のブースを設けるという方法でも会議室を増やすことが可能です。

また、機密事項の少ない社内会議などを行うときは個室である必要がありません。そのため、このような場合はオープンスペースを設置するのもひとつの方法です。

社内レイアウトを変更する

3つ目の方法は、社内レイアウトを変更することです。

一般的な会議室のレイアウトには、『対面式』や『コの字型式』、『ロの字型式』、『スクール式』などがあります。対面式は3対3や6対6というように、向かい合って会議ができるように椅子などを設置します。また、コの字型式はその名の通り、コの字でデスクなどを採用し、空いているスペースにホワイトボードなどを設置できる点が特徴です。そのほかにもロの字型はロの字にデスクを置き重要会議などに用いられるレイアウト、スクール式はセミナーのように部屋全体を見渡しながら話せる会議レイアウトになります。

このように社内レイアウトにはさまざまな種類があり、何を採用するかによって必要なスペースが変わってきます。また、対面式の6対6の会議室を使用しているところで、普段6人ずつで会議をする機会がほとんどないという人は、3対3の対面式レイアウトに変更することで、会議室を1つ増やすことができます。このように、スペースを有効活用すれば会議室が増える可能性があるので、会議のバッティングに悩んでいる方は社内レイアウトを変更するのもひとつの方法です。

積極的なWeb会議の導入を図る

4つ目は、Web会議を積極的に導入することです。

1つの会議室に全員が集まる場合、会議室のスペース内に多くの人がいる状態になるため、広いスペースの会議室が必要になります。1度の会議に多くの人が参加する状態になってしまうため、社内全体の会議室を増やしづらく、会議のバッティングが起こりやすくなるでしょう。

一方、Web会議を積極的に採用することで、少ない会議スペースがあれば打ち合わせができるようになります。会議のメンバーはそれぞれ違う場所にいてパソコンを通して会議を行うため、広い会議スペースは必要ありません。大きな会議室のレイアウトを変更し、1人用の会議室を増やしたりすることができるので、会議のバッティング対策として活用できます。

ビジネスチャットや社内wikiを導入する

5つ目は、ビジネスチャットや社内Wikiを導入する方法です。

ビジネスチャットや社内wikiを導入すれば、行わなければならない会議の数を減らすことができます。例えば、ビジネスチャットを活用すれば、システムを通じて打ち合わせたい内容を簡単に話し合うことが可能です。

また、社内wikiを導入することで、情報が関係者に行き渡る環境を社内に構築することができます。会議を開催しなければならない機会を減らすことで、会議のバッティングを解消できるので、ビジネスチャットや社内wikiの導入はひとつの解決策になるでしょう。

予約管理システムを導入する

6つ目は、予約管理システムの導入です。

予約管理システムを導入することで、社内の会議スケジュールが可視化されます。これにより、空いているところに自然と会議の予約を入れるようになるため、会議のバッティングが起こりづらいです。

まとめ

今回は、『会議のバッティングで会議室が使えない』を解決する方法について詳しく解説しました。会議室のバッティングは会議室不足などによって引き起こります。バッティングに悩んでいるという方は、貸し会議室を利用するなど、会議室自体を増やすことで、大幅に改善される可能性があるでしょう。

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