移転よりもお得？かもしれないオフィスの増床

オフィスの増床とは？

オフィスの増床とは、建物の床面積を増やすことです。病院や診療所の場合は入院患者の病床を増やすこと、百貨店やスーパーマーケットにおいては売り場面積を増やすことを意味します。しかし、オフィスの病床は事務所やオフィスの床面積を増やす際に使われる言葉です。

オフィスを増床することによって現在の床面積を増やすことができます。これにより、社内スペースの拡大などを期待することが可能です。一般的に増床する方法としては、内部増床や分室増床、オフィス移転などが挙げられます。

オフィスの増床パターンまとめ！メリット・デメリット

オフィスの増床は、大まかにわけて3パターンあります。各パターンによってメリットとデメリットが異なるため、オフィスの増床を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

今のオフィスで内部増床を行う

1つ目は、今のオフィスで内部増床を行うパターンです。

内部増床とは、現在使用しているオフィスを残しつつ同じビル内でスペースを賃貸することを意味します。簡単にいえば、同じビル内でオフィスを追加して借りることです。

内部増床は、同じビル内でオフィスを増やすため、コストを大幅に抑えることができます。例えば、同じビル内でオフィスを増やすので、クライアントなどに告知する必要がありません。また、元々のオフィスと距離が近いため、事務用品の運搬など移動コストもがかかりづらいです。

そのほかにも内部増床でオフィスを増床する場合、ビルのオーナーは同じ人です。そのため、審査時間も短縮されます。さらに、オーナーによっては価格の値下げ交渉なども受け付けてくれる可能性もあるため、その点が大きなメリットです。

一方、内部増床でオフィスを増床する場合、現在のオフィスのビル内の区画が空いている必要があります。運良く空いているケースもありますが、稀なため誰でも内部増床でスペースを確保できるわけではありません。また、元々のオフィスと増床のために新たに契約したオフィスが別のフロアになってしまうと連絡が取りづらくなってしまたり、共益費は区画に掛かるため全体のコストが高くなったりする可能性もあるでしょう。

別物件での分室増床

2つ目は、分室増床でオフィスのスペースを拡大する方法です。

分室増床とは、現在使用しているオフィスのビルとは別のビルにオフィスを追加することを意味します。分室増床は自社が使用するビルとは別物件になるため、賃貸するオフィスの選択肢が増えることがメリットです。また、ビルが異なるため、環境が大きく変化します。そのため、社員のモチベーションが向上するといった効果も期待できます。

一方、分室増床はビルが異なるため、同じ区画で内部増床するケースよりもコストが高くなりやすいです。また、円滑にコミュニケーションをとるためにはチャットシステムの導入を行うなどの工夫が必要になるでしょう。

オフィスを移転して増床を行う

3つ目は、オフィスに移転して増床を行うパターンです。

オフィス移転による増床とは、現在契約しているオフィスを解約して新しい別のオフィスを賃貸することを意味します。オフィスを移転する場合、分室増床と同じように物件の選択肢が広がるため、好きな立地や広さのところを選択することができます。また、職場環境の変化によってモチベーションの向上を期待できたり、取引先へ業績好調のアピールをすることができたりするでしょう。

しかし、オフィスの移転による増床はほかの方法に比べてコストがかかりやすいです。今よりもさらに広いオフィスを契約するとなると、一般的に価格が高くなるためランニングコストが増します。

また、内部増床や分室増床よりも時間がかかります。例えば、現在契約しているオフィスを解約するための準備やこれから賃貸するオフィス物件の選定、内装工事の手配、インターネット回線の準備、引っ越し業者への依頼などやるべきことが山積するでしょう。このように、オフィス移転による増床はコストと時間がかかるので、その点が大きなデメリットとなります。

オフィスの増床をする際に把握しておきたいポイント

企業がオフィスを増床する際に把握しておきたいポイントは3つあります。このポイントを知っておくことで、自社に最適なオフィスの増床ができるので、ぜひチェックしてみてください。

自社の状況を確認して計画を立てる

1つ目のポイントは、自社の状況を確認して計画を立てることです。

例えば、社員数を増やすときに、社員全員を収容しても十分に対応できる環境なのかをチェックします。そうすることで、増床してもスペースが不十分だったり、逆に余りすぎたりすることがないので、無駄なコストを発生させずに本来の効果を得やすいです。

また、計画は早い段階から練るのがおすすめです。内部増床でも新たにオフィスの契約が必要になるため、ある程度の時間がかかります。社員が増えるからすぐに増床するということは難しくなるため、早い段階から計画を立ててオフィスの増床をするようにしましょう。

増床による周辺環境の変化を事前に把握する

2つ目のポイントは、増床による業務変化を把握することです。

オフィスの増床を行うと周辺環境が変化します。例えば、内部増床の場合でも以前働いていた場所とは異なるでしょう。また、分室増床やオフィスの移転の場合はさらに大きく環境が変化します。

周辺環境が変化すると電波状況や交通の利便性も変わるため、事前に把握して働きやすいオフィスであるかどうかをチェックすることが重要です。

コストを確認する

3つ目は、コストを確認することです。

オフィスの増床には、引っ越し費用や原状回復コスト、入居費用、内装工事費用などがかかります。増床のパターンによって必要なコストの幅が変化しますが、無理のない予算を算出して増床に取り組む必要があります。先にどのぐらいコストがかかるのかを把握しておけば、予算も組みやすくなるのでおすすめです。

まとめ

今回は、移転よりも安価にスペースを拡張できるオフィス増床について詳しく解説しました。オフィスを増床することで、収容できる社員数が増えたり、会議室などを増やすことができたりするので、社内スペースが不十分と感じる人は、この機会にオフィスの増床を検討してください。

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