スマホはもはやビジネスシーンでも当たり前の存在に

我々の暮らしに、スマートフォンは欠かせない存在となっています。総務省の「令和4年度版情報通信白書」（※）によると、2021年のスマホの世帯保有率は88.6％。2010年の時点では9.7％だったため、この11年で約80ポイントも増えていることになります。

※総務省「令和4年度版情報通信白書」

最近ではビジネスシーンでスマホを使う例も珍しくありません。従業員が持つスマホを業務に利用する「BYOD」（Bring Your Own Device）の形態で導入されるケースもあれば、会社が従業員に端末を貸与するケースもあります。

通話専用の携帯端末の場合、基本的には電話機能しか使えませんが、スマホであればインターネットや仕事に役立つアプリなども利用できるため、業務の効率化にもつながります。

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テレワーク時でも、電話番は出社しなければいけない！

ビジネスシーンでも便利に使えるスマホですが、不便な点も存在します。その1つが、オフィスに設置された固定電話との連携です。

オフィスの固定電話は、専用の回線を利用しているため、外線だけでなく内線機能も備えています。そのため、外線からの着信を、内線で他の番号に転送する機能が利用できます。顧客からの電話窓口として、固定電話を現在も導入し続けている企業は多いでしょう。

しかし、固定電話は基本的にはオフィス内でないと利用できないため、たとえテレワークを導入していたとしても、誰かがオフィスに出社し、電話番の役割を果たす必要があります。もし固定電話に特定の従業員に対する着信があった場合、電話番は当該従業員にその旨を伝え、その従業員が折り返し発信をするという、面倒な手順を踏む必要があります。

テレワークを導入し、オフィスの固定電話をあまり使わなくなった企業の中には、「テレワーク時は、固定電話の着信をスマホで受けたい」「自宅や外出先からは、スマホでも会社オフィスの固定電話番号で発信したい」といった悩みを抱えているケースも多いかもしれません。

その悩みは「スマホの内線化」で解決できます。

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固定電話の機能がスマホで使える「オフィスリンク」の仕組みとは

「スマホの内線化」とは、内線通話や保留転送、会社オフィスの電話番号での発信といったオフィスの固定電話の機能を、インターネット回線を利用してスマホでも使えるようにすることです。スマホを内線化することによって、たとえオフィスに出社しなくても、外出先や自宅から、社内のデスクと変わらない電話環境が利用できるようになり、拠点に縛られない多様な働き方や業務形態に対応できます。

たとえば、ドコモビジネスが提供する「オフィスリンク」も、スマホを内線化するサービスのひとつです。オフィスリンクは、全国のドコモ通信エリアを会社の内線エリアとして利用するもので、たとえスマホであっても会社番号で発着信できるため、どこにいてもオフィスと変わらない電話環境を実現できる点が大きなメリットです。

オフィスリンクは、「お客様PBXタイプ」「仮想PBXタイプ」という2つのタイプが用意されています。PBXは構内交換機とも呼ばれるもので、複数の電話機やデバイスをPBXに接続することで、外線を効率的に振りわけ、内線の転送を自由に行うための装置です。

お客様PBXタイプは、現在自社で使用中のPBX装置をドコモのネットワークに接続することでスマホを内線化します。仮想PBXタイプは、自社のPBX装置を使用せず、ドコモのPBX機能を利用するサービスで、固定資産を軽減し、保守費を削減するメリットがあります。

いずれのコースも、会社番号(東京03、大阪06など)での発信に対応しており、会社の電話番号を通話相手に表示することも可能です。さらに着信の場合は、固定電話を鳴動することも、ダイヤルインで直接スマホを鳴動することもできます。

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オフィスリンクで業務がラクになる4つのこと

「オフィスリンク」によるスマホ内線化によって、ビジネスにさまざまなメリットがもたらされます。以下、そのメリットを4点に分けて列挙します。

メリット１：コスト削減

オフィスリンクを導入することで、すべての電話応対がスマホでできるようになります。その結果、固定電話周りのさまざまな専用設備を省略することも可能です。たとえばオフィスの固定電話の数を減らすことで、固定資産や配線設備が不要となれば、コスト削減につながります。

メリット２：外出先でも顧客対応が可能

外出中、顧客からオフィスの固定電話に電話がかかってきた場合、担当者のスマホにも着信するため、外出先でも即座に電話対応が可能です。顧客に折り返しの連絡を待たせることや、重要な電話を逃すことも防げます。

メリット３：在席確認の手間がない

外線だけでなく、社内の内線通話についてもスマホで行えるようになるため、社内でも外出中でも場所を選ばずに通話が可能です。電話の取り次ぎが発生した場合は、当該スタッフのスマートフォンに直接転送できるため、スタッフが席に居るか居ないかの確認を取る手間が省けます。スマホの内線化によって、余分な社内コミュニケーションが削減できます。

メリット４：テレワークやフリーアドレスに対応可能

オフィスの固定電話だけを使用する場合、電話番のために出社したり、電話の取り次ぎ作業、固定電話設備の管理などのコストが生じます。しかし、スマホを内線化することでそれらの業務が軽減できるため、テレワークやフリーアドレスといった場所を選ばない働き方にも対応できます。

会社の電話環境の問題はオフィスリンクで解決できる！

オフィスリンクによるスマホ内線化の最大のメリットは、場所を選ばない働き方が実現できる点にあります。オフィスリンクによって業務の効率化はもちろん、従業員満足度や顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

従業員の出張や外出が多い職場や、電話取り次ぎ業務が多く発生するオフィスでは、電話環境に何かしらの不便を抱えているかもしれません。しかし、オフィスリンクを導入することで課題が解決し、日々の業務がスムーズになることでしょう。

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