クラウド化で機能を拡大したグループウェア

グループウェアは複数人での協働作業を支援するソフトウェアで、コミュニケーション、情報共有、業務効率化などのカテゴリにまたがる多様な機能から構成されています。

いわゆる「情報系」に分類されるソフトウェアの中でも比較的歴史は古く、1960年代にはすでにその原型が誕生していたと言われます。

その後、1990年代に入って多くの企業でLANの導入が加速したことを受け、グループウェアは大きく発展していきました。この黎明期におけるグループウェア市場を牽引したのが、ロータス社（1995年にIBMにより買収）の「Lotus Notes」です。部門やプロジェクトチームなどグループのメンバーが利用しているパソコンを社内LANでつなぎ、サーバー上の文書データベースを共有しながら協働作業をするというワークスタイルを提唱。グループウェアという言葉を市場に浸透させたとされています。

そしてこれ以降も続々と登場したさまざまな製品により、掲示板やファイル共有、スケジュール管理、会議室予約といった機能が提供され、現在のグループウェアの概念が確立されていきました。

そんなグループウェアに新たな変革をもたらしたのがクラウド化の波です。

いわゆるクライアント/サーバー型のグループウェアをオンプレミスで運用している環境では、基本的には社内にいるメンバー同士でしか情報共有や協働作業ができませんでした。これに対してSaaS型のクラウドサービスとして提供されているグループウェアであれば、インターネットに接続できる環境さえあれば、どこからでもその機能を活用することが可能となります。

多くの企業が推進しはじめた働き方改革、さらには新型コロナウイルスの感染防止対策の一環としてリモートワークが急拡大する中で、分散して働く従業員間の日常的な連携を支える基盤として、こうしたクラウドに対応したグループウェアのメリットがあらためて注目されたのです。特に大きく発展したのがコミュニケーション機能で、Web会議やビジネスチャットなどの活用も大きく広がっていきました。

国内で最も使われているグループウェア製品

市場ではさまざまなベンダーのグループウェア製品がしのぎを削っていますが、各企業は実際のところどの製品を多く活用しているのでしょうか。

この実態を把握するため、NTTコミュニケーションズでは2022年8月、全国の中堅・中小規模の企業に勤めている3万9,587人のビジネスパーソンに対して、「お仕事で利用しているツールに関するアンケート」を実施しました。回答者の内訳は、個人事業主（307人）から従業員数10名未満の企業（6,754人）、同10～299名の企業（3万304人）、同300～1,000名の企業（1,307人）、同1,001名以上の企業（915人）となっています。

この調査の結果、「導入済みで、利用している」という回答を得たグループウェア製品のトップ3は、Microsoft 365（34.6％）、製品A（9,6％）、Google Workspace（6.6％）となっています。【図1】

ただし製品Aについては、アプリケーション開発ツールを含めた複数のグループウェア製品を提供しているため、製品単体としてはMicrosoft 365と Google Workspaceが双璧となります。

Microsoft 365 と Google Workspace の「満足度」を比較

Microsoft 365 またはGoogle Workspaceを利用しているユーザーは、それぞれどのような点に満足を感じているのでしょうか

Microsoft 365 と Google Workspaceのいずれも最も多く寄せられたのが、「働きやすくなった、生産性が高まった」という回答です。これに続いて「同僚とのコミュニケーションが取りやすくなった」、「直感的で使いやすい」といった項目でも、両製品は高い満足を得ていることが見て取れます。【図2】

その一方で、「スマートフォンで使いやすい」という点については、Google Workspace が Microsoft 365に大きな差をつける結果となりました。

ただしこの結果については、少し考慮も加えておく必要がありそうです。というのもGoogle Workspace には、Gmail （メール）や Googleカレンダー（カレンダー）も含まれているからです。これらの機能は Androidスマートフォンに標準搭載されているほか、iPhoneユーザーの間にも広く普及しており、プライベートなコミュニケーションや予定管理といった場面でも一般的に利用されています。こうした日常生活での“慣れ”がアンケート結果に影響を与えている可能性がありそうです。

業務的な観点からの使い勝手については、本当のところどのような感想を持っているのでしょうか。メールとカレンダーだけにとどまらずMicrosoft 365 と Google Workspaceが提供している広範な機能について、ユーザーへのアンケート結果をもとに、本コラムの次回以降でさらに掘り下げていきます。

＜第2回＞利用者目線で徹底比較！ Microsoft 365 と Google Workspace の機能別満足度の違い