マイクロソフトが開発し、提供しているWordやExcelなどのOffice製品の最新版ソフトウェアは、パッケージ版・ダウンロード版ともにOffice 2019です（2021年1月時点）。しかし、それとは別に、Microsoft 365というサブスクリプション型のクラウドサービスも提供されています。

Microsoft 365は、2020年4月にOffice 365から名称変更したサービスです。Microsoft 365では、常に最新版の機能を利用できることができます。ビデオ会議ツールのMicrosoft Teams、クラウドストレージのOneDriveなどのサービスも利用でき、法人向けにはセキュリティ機能なども追加されています。

今までOffice 365の契約を行っていた人はそのままMicrosoft 365に移行しますが、プランが変更されます。内容に大きな変更はありませんが、新しいプランでは契約によって利用できるアプリや機能の種類、セキュリティ範囲などが異なります。自社で導入する際には、どのプランが最適なのかをよく検討することをおすすめします。

Office 365とMicrosoft 365のプラン対応一覧

Office 365のプランが、Microsoft 365ではどのプラン名に変更になるのかをまとめました。価格もあわせて紹介します。

【個人向け】

• Office 365 Solo → Microsoft 365 Personal（12,984円/年）
  【法人向け】　費用は年間契約した場合の月額利用料（税抜）※以下同じ
• Office 365 Business Essentials → Microsoft 365 Business Basic（540円）
• Office 365 Business Premium → Microsoft 365 Business Standard（1,360円）
• Microsoft 365 Business → Microsoft 365 Business Premium（2,180円）
  【法人向け・Officeアプリのみ】
• Office 365 Business → Microsoft 365 Apps for business（900円）
• Office 365 ProPlus → Microsoft 365 Apps for enterprise（1,300円）
  【法人向け・Office Webアプリのみ、デスクトップ アプリは含まれず】
• Office 365 E1　変更なし（870円）
  【法人・大企業向け】
• Office 365 E3　変更なし（3,480円）
• Office 365 E5　変更なし（6,200円）

サブスクリプションとは、利用する期間に決められた使用料を支払うことで、製品・サービスの提供を受ける契約形態です。もともとは雑誌の定期購読のことを指す言葉でしたが、今はサブスクと略されビジネス以外でもファッションやアプリなどの契約形態として広く利用されています。

パッケージ版は初めに購入代金を支払って所有しますが、サブスクリプション型の場合は、料金を支払うことである期間だけ利用する権利を得るもので、所有しないのが特徴です。

サブスクリプション型のメリットは、月ごと（または年ごと）に契約を行うため、初期費用を抑えられることです。また利用者数を柔軟に変更することも可能です。必要に応じてライセンス数の増減ができるので、不要なライセンスが発生するのを防ぎます。

Microsoft 365は常に最新バージョンにアップデートされ、契約中であればサポートが切れる心配はありません。

モバイル端末で利用できるという点でも、Microsoft 365とOffice 365は大きく異なります。従来の永続ライセンス形態ではアプリケーションをインストールできる端末はWindows PC または Macに限られ、1ライセンスあたり最大2台でした。サブスクリプション型では、Windows PC または Mac、タブレット、モバイル デバイスにインストールすることができ、1ライセンスで複数同時にサインインすることもできます。

現在、ライセンス版のOffice製品を利用している企業は、今後Microsoft 365に切り替えるべきなのでしょうか。ここでは法人がMicrosoft 365を導入するメリットや、実際に導入する際に注意したい点について紹介します。

会社でMicrosoft 365を導入するメリット

Microsoft 365はモバイル端末でも使用できることはすでに紹介しましたが、法人向けサービスでは1ライセンスで最大 5 台の Windows PC または Mac、5 台のタブレット、5 台のモバイル デバイスの計15台までインストールすることができます。

時間や場所を選ばずに活用できるクラウド版なので、リモートワークなど職場外での業務やコミュニケーションが行いやすくなります。

Microsoft Teamsの有料版も利用でき、チーム内のビデオ会議や資料共有などをスムーズに行えます。1対1、また複数人でのテキストベースのやり取りと通話が可能なため、Web会議のツールとして活用できます。

OneDriveを活用するとデータ共有も安全にできます。無料版との主な違いはセキュリティと容量の大きさです。他のクラウドストレージを導入するよりも、無駄なく効率的にデータを保存・共有できます。Office製品との連携がしやすいのも特長です。1人1TBの大容量が確保されているため、容量を気にせず利用できるのも大きなメリットです。

さらに社内の業務を円滑に進めるために、ワークフロー機能を活用して申請・承認などの一連の手続きを遠隔でスムーズに進められるSharePoint Onlineも利用できます。また営業活動を行う上で便利な機能として、自社の顧客が自分で予約を入れられるMicrosoft Bookingsや、RPA機能を備えプロセスを自動化するPower Automateが利用可能なプランもあります。

これらの機能は業務の効率化や生産性向上を実現する上で強力なツールであり、上手く活用すると大きな効果を得られます。

Microsoft365を導入する際の注意点

Microsoft 365の導入にあたっては、いくつか注意しておく重要な点があります。

1点目は、社員の利便性や満足度の向上のためだけでなく、経営方針として組織全体のデジタル変革を実現するために導入することです。デジタル変革（デジタルトランスフォーメーション）は、企業が競争力を獲得するために必要不可欠な取り組みです。また社内の規則に抵触しないかどうかも事前に確認し、必要であれば規則を変更していくことも必要になります。

2点目は、大規模な組織で導入する場合は、まずは部署単位で段階的に導入し、社内での実績を作っていくことです。最初から全社に導入しようとすると、思わぬ問題でつまずく可能性があります。トライアル導入した部署での成果や社員の声を評価した上で、他部署に展開していけば問題が最小限に抑えられます。

3点目は、サービス導入後は効果測定を行い、品質管理を継続することです。導入前後に検討・評価して終わりにするのではなく、定期的に評価を行いながら改善を行うことで、より高い導入効果が期待できます。担当者を決めて問い合わせ対応を行いながら現場の声を集めるといった取り組みも有効です。

なお、組織でMicrosoft 365の導入を検討する際に、自社だけではうまくいかずサポートがほしいと考える企業は少なくありません。NTTコミュニケーションズでは、導入支援、DNSサービス、メール・アクセスセキュリティ強化サービスなど、企業ごとのニーズに合わせたオプションメニューを提供しています。導入支援サービスは導入後のサポートまでを一元的に受けられるため安心です。スムーズで効果的にMicrosoft 365を導入したい場合には、NTTコミュニケーションズのサービス利用を検討してみるのもよいでしょう。