注文FAX誤送信防止

誤送信しがちなFAXにセキュリティ対策をする

送信前のワンアクションでFAX誤送信を未然に防止。

20年以上続くシステムに持ち上がった問題

資生堂の美容食品年間継続販売システム「美容食品メート」では、個人情報のセキュリティに強い注文方法の体制を早急に構築する必要に迫られていた。ITリテラシーに配慮すると注文方法は必然的にFAXに限られた。しかしダイヤルを押して送信するだけのFAXでは誤送信を招く可能性が高く個人情報保護という点で課題が残る。そこでこの課題を解決するためにVポータルダイレクトが採用された。

プッシュボタンを押すというワンアクションが絶大な効果を発揮

具体的な方法は、まずダイヤル後にすぐ送信させずに事務局につながった旨のアナウンスが流れる。この時点では送信ボタンを押しても送信はできない。アナウンス確認後にプッシュボタンの1を押すことで送信可能な状態になる。「内容をしっかり確認させる意味でも、アナウンス後にプッシュボタンの1を押させるこ とが単純にして最も効果のある方法だった」と担当者は話す。なお、プッシュ回線への切替方法などは、事前に周知しておくことで運用はよりスムーズになる。FAXのセキュリティ対策にVポータルダイレクトを利用した今回の事例はFAX誤送信防止システムとして非常に注目を集めている。

クラウドIVR（音声自動応答）サービスVポータルダイレクト導入前の課題

• 2005年3月より施行される個人情報保護法対策が必要だった。
• 従来の複写式ハガキによる注文書では到着遅延時の処理やコスト面で限界を迎えていた。
• 安全なFAX送信を実現する仕組みが必要だった。

クラウドIVR（音声自動応答）サービスVポータルダイレクト導入決定のポイント

• 従来のFAXに組み合わせて利用できること。
• わかりやすいシンプルな操作であること。
• ガイダンスを流すだけでなく、ユーザーに確認動作を促す仕組みを構築できること。

クラウドIVR（音声自動応答）サービスVポータルダイレクト導入の効果

• 新注文方式になってからFAXの誤送信は1件も発生していない。
• 注文方法を複写式ハガキからFAXに変えたことでコスト削減につながった。
• 郵送に比べて注文から商品発送までの時間を短縮できた。

• FAX誤送信防止システム

• 音声自動応答機能

• FAX誤送信防止パッケージ