株式会社鹿児島放送

　株式会社 鹿児島放送（以下 鹿児島放送、代表取締役社長：古山順一）は、2011年の東日本大震災を受けて、BCP対策強化を目的に本社・新社屋の建設を決断した。専務取締役の永池誠悟氏は放送局における事業継続の条件を「大規模災害はいつ、どこで発生するかわかりません。放送局という事業の特性上、災害対策は極めて重視しています。資源の分散化などの対策や万が一の際には社員間の連携強化が放送局の事業継続には必須となります」と語った。

　本社・新社屋は、南海トラフ地震、桜島噴火による地震・津波にも耐える堅牢な構造とする建設計画が進んでおり、BCP対策の一環として、電話などの通信基盤の信頼性を高めることも検討材料だった。永池氏は当時の状況を「東京、大阪、福岡の支社は、いずれもPBXが老朽化し更新時期も迫っていました。オンプレミス型のPBX（構内電話交換機）は更改時に設備投資が必要であり、運用保守にかかるコストも負担になります。将来的な本社の新社屋建設を見据えて、まずは支社の抱える課題を解決しながら段階的に全社的な電話システムを構築していく考えでした」と解説した。

　新たな電話システムへの移行は「支社も含めて社内で連携しやすいコミュニケーション環境を整備することで取材力、コンテンツ制作力を高めること」も求められていた。将来的にはタブレットやスマートフォンを有効に活用できる電話システムの構築も想定する必要があったのだ。さらに電話環境の見直しに加え、新社屋ではフリーアドレス化も計画していた。BCP対策のみならず、全社的なワークスタイル変革までを見据えた多層的な取り組みだった。

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　同社ではオンプレミスのPBXをクラウド型PBXに切り替えることを決断。オンプレミス型PBXと比較してスピーディに導入でき、将来的な拡張にも柔軟に対応できることが決め手となり、同社ではNTTコミュニケーションズのクラウド型PBX サービス「Arcstar Smart PBX」を採用した。情報システム室室長代理の上野真一氏はPBXをクラウド化した真意を「数年ごとに膨大な更改費用や保守・管理費用がかかるオンプレミス型に比べ、クラウド型はコストを抑えて毎月の一定額で利用できます。加えて、スマートフォンを内線端末として利用することができる利便性の高さも評価しました」と語った。

　こうして同社は、先行して3つの支社にあったオンプレミス型PBXのクラウド移行に着手した。タイトなスケジュ―ルながら移行はスムーズに完了した。クラウド型PBXの導入で支社の社員が内線番号を持つようになり、本社・支社間はもとより、支社どうしのコミュニケーションも活性化するという効果が得られた。

　支社のPBX更改という喫緊の課題を解決した同社では、その後、本社・新社屋が完成するまでの期間を利用してスマートフォンの内線化の取り組みを進めていった。「社員の個人のスマートフォンにアプリをインストールして会社の内線電話を利用するBYOD導入を実現したいと考えていました」と上野氏は明かした。しかし、実現に向けてもっとも大きなハードルとなったのは社員の同意を得ることだった。

　上野氏はBYOD導入のポイントを「当初は業務時間外でも会社に縛られるのではないか、パケットやバッテリーの消費は大丈夫なのかといった声もありました。こうした懸念を時間外はアプリを落とすなどルールを整備したり、音声通話でのパケット使用量が少ない事実を社内説明会で丁寧に説明し、払拭していきました。また個人端末を業務に活用すると手当が毎月支給される制度をつくり、社内Wi-Fi環境を整備し自由に使用できるメリットも伝えました」と説明した。そのような取り組みが功を奏し、対象となる社員からの賛同が得られた。

　2017年、同社の新社屋が本社・本館に隣接して落成した。大規模災害を想定した堅牢な新社屋に最新の放送設備が導入され、システム、ネットワークの二重化など万全のBCP対策を実現している。PBXもクラウドへと移行し、報道部門および一部の営業部門の社員約50名が社員個人のスマートフォンを内線端末として利用。現場で業務する機会が多い報道記者なども、ロケーションにかかわらずより円滑な社内コミュニケーションが図れるようになった。

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　同社の電話環境見直しプロジェクトは支社間からスタートし、新社屋建設を機に本社へと進んでいった。支社間については内線化に加え、外線にもIP電話を利用することで通話料金を約3分の1に抑える効果も出た。さらに上野氏は「従来、人事異動の時期には工事業者の手配などで対応に時間がかかりました。しかしクラウド型PBXであればWeb上の設定画面を操作するだけで容易に内線番号が追加できるため、格段に便利になりました」と運用負荷の軽減を強調した。

　本社の電話環境見直しについても順調に移行が進んでいる。「既に報道部門は2017年10月より稼働しています。フロアはフリーアドレスになっており、デスクのIP電話に加え、スマートフォンで内線を利用しています。引っ越しが終わると、電話システムの移行が完了する予定です」と永池氏が語るように、足掛け3年の挑戦は佳境を迎えている。

　さらにArcstar Smart PBXではビジネス用の連絡先情報、発着信履歴をクラウド上で管理・共有できるWeb電話帳機能、社内メンバー間とセキュアな環境でチャットできるメッセージ機能などが利用できる。上野氏は「電話に出られない場合でも、やりとりができるメッセージ機能が役立っています。従来SNSを利用していたことが、セキュアな環境でできることは大きな成果です」と評価した。

　永池氏は「カメラマンや記者は取材先の現場で連絡を取りあったり、原稿を書いたりしますので、スマートフォンやモバイルPCは手放せません。スマートフォンを内線化することにより、社内との連携も非常にスムーズにできるようになりました。今回のモバイルワークの施策を、全社的な働き方改革にも生かしていきたいですね」と締めくくった。

　現在、ビジネスにおけるコミュニケーションツールはメールやチャットなど多様化してきている。しかし電話には速報性がある。電話活用の促進こそが鹿児島放送の取材力、コンテンツ制作力の向上に貢献していることは言うまでもない。

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