エイジシステム株式会社

　京都の本社と兵庫の豊岡に拠点を置くエイジシステムは、内線電話の不足など社内のコミュニケーション環境に課題を抱えていた。長年にわたってPBX（構内電話交換機）とビジネスフォンを利用してきたが、ビジネスフォンは1台を数人で共用しており、誰か１人が使用すると、別の席で電話を使わなければならない状況だった。さらに、豊岡拠点との社内連絡は通常の外線電話を使用しており、少なからぬ電話代が発生していた。

　また、社員には携帯電話が支給されておらず、個人の携帯電話を業務利用することが当たり前のように行われており、通話料も社員の自己負担となっていたが、その利用状況も十分に把握できていなかった。

　「これらは業務効率を考えても、従業員満足を考えても、大きな問題だなと思っていました」と話すエイジシステムの大伴氏は、当時を振り返り言葉を続ける。「専用の内線端末としてPHSを１人１台と考えたこともあるのですが、費用負担が大きく見送りました」。

　そんな同社が、PBXのクラウド化に踏み切ったきっかけは、豊岡拠点で利用していたPBXの老朽化と新オフィスへの移転であった。

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　PBX刷新の検討を始めた同社には、１つの条件があった。それは、京都本社は電話番号を変えずに内線を構築したいというものだった。京都本社には、営業や契約関係の電話が集中し、電話番号を変えられないという事情があったのだ。

　内線電話の増設や本社と豊岡拠点の間での内線電話化、スマートフォンの業務利用などの課題をできるだけ解決したい。一方で、これらすべてを一括導入するとそれなりのコストと手間が発生する。

　そこで、同社が採用したのは既存の設備を活用しながら、新しいコミュニケーション環境を柔軟に構築できる、NTTコミュニケーションズが提供するクラウド型PBXサービス「Arcstar Smart PBX」であった。採用の決め手を「いろいろな課題が並存していた中で、それぞれをうまく解決できるサービスが、NTTコミュニケーションズのクラウド型PBXでした。私どものような少人数規模にとって、やりたいことを柔軟に実現できるクラウド型PBXは、まさにすべてのニーズにフィットするものでした」と大伴氏は話す。

　京都の本社は代表電話を残すために既存の拠点に設置する従来型のPBXとクラウド型PBXを併用。豊岡の新オフィスは老朽化したPBXを排してPBXレスで内線構築し、導入コストを抑制した。また、社員個人のスマートフォンに専用のアプリを導入することで内線電話としても利用できるようにした。

システム構成イメージ

新しい豊岡拠点はPBXレスで内線環境を構築し、京都の本社では既存のPBXを併用してクラウド型PBXを導入。これまでの設備を活用しながら、スマホの内線化を実現した。

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　社員個人のスマートフォンを内線化したことで、システム納入先のお客さまの工場内で作業する自社の開発スタッフと連絡を取り合う場合でも、スマートフォンを内線電話として利用できる。仮想事務所のように社外にいるメンバー同士でも気軽に連絡が取り合えるので通話の回数も増え、全社的にコミュニケーションの活性化に繋がった。外線電話も、スマートフォンで通話できるため、お客様と連絡を取る場合のレスポンスなども、早くなっているという。

　また、運用面も。以前は内線の設定変更が必要になった場合は、その都度工事業者を手配していたが、「Arcstar Smart PBX」では、自分たちでWebから簡単に設定できるようになった。様々なプロジェクトをこなす同社では、社員だけでなくパートナー企業やテンポラリスタッフなどとも柔軟にチームを組んでいる。こうした社内外のスタッフに、プロジェクトの期間に合わせて一時的に内線番号を追加することも可能になった。期間や人数の増減に応じた内線の設定を、Webから簡単に行うことができ、個人が所有するスマートフォンにアプリをインストールするだけで、柔軟に内線環境を構築できる。従来ならばコストと手間をかけなければ実現しなかったことが、わずかな利用料金と簡単な設定変更だけで実現するようになった。

　社員が所有しているスマートフォンは様々な携帯キャリアの端末になるのでキャリアや端末の制限があるサービスを導入すると対応外となり利用できない社員が必ず出てくるものだが、Arcstar Smart PBXの専用アプリはキャリアフリーで利用できるので、個人所有のスマートフォンをビジネスに活用するBYOD（ Bring Your Own Device）と極めて相性がよかった。1つのスマートフォンで個人とビジネスとで通話を使い分けるが可能になり、安心して個人のスマートフォンを業務に使える環境が実現できた。「今回のBYODの導入は、個人のスマートフォンを業務に利用することに抵抗がある社員もいると考え、強制ではなく希望者のみ導入できるようにしていますが、多くの社員から登録申請がきています。通話料負担がなくなり、便利に使えるということから好意的に受け止められています」（大伴氏）。

　今後はさらなる利便性やコスト削減をめざして、現在は拠点間だけのクラウド型PBXによる通信環境を、将来的にはグループ企業にも広げる構想もあるという。「Arcstar Smart PBXの導入は私どもには本当にいいことずくめです。社内連絡の頻度も内容も深まり、今後の私たちの発展に欠かせない社内コミュニケーションの強化も図られてきています」と話し、大伴氏は言葉を締めくくった。

　このようにクラウドPBXの導入により、既存のコミュニケーション環境を活かしつつ、スマートフォンの内線電話化などの最先端のコミュニケーション環境を構築し、本社と拠点それぞれが抱える課題を一気に解決したエイジシステムのケースは、さまざまな企業にとっても参考になるだろう。

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