アトラス総合事務所

600社以上の顧客が納得した、機密データの受け渡し窓口としてのShareStage ASPサービス。

アトラス総合事務所（以下、アトラス）は、会計から税務、労務、法務までを網羅する総合事務所として、日本全国の顧客企業を広範にサポートしてきた。特に税務会計分野では、いち早くICT化を推進。すでに17年前から会計データのやりとりを行ってきた。メールからFTPへと手段を進化させながら、理想の高セキュア環境として最後に選んだのがShareStage ASPサービスだった。

パソコン会計を強力に推進するには、安全なデータ受け渡し環境が必要だった。

アトラスの歴史を遡ると、平成3年に代表パートナーの井上氏が独立開業したところに辿り着く。今も当時も会計事務所の主要業務である記帳代行を効率化したいと考えた井上氏は、顧客企業に会計ソフトの導入を積極的に勧め、本来の業務である会計データの検証と経営上のアドバイスに特化したサポートを低価格で提供し始めた。その結果、現在では顧客企業の95%以上が会計ソフトによる自前記帳を行うまでに至った。

データの受け渡し方法も、当初はメールで行っていたものの、容量の増加などからFTPサーバーへと変更した。しかし取り扱うデータが、お客さまの会計情報や決算資料、給与計算といった極めて機密性の高い情報であることから、さらにもっと安全確実な受け渡し手段を探す必要があった。

そんな折りに出会ったのが、ShareStage ASPサービスだった。弊社営業担当から本サービスの仕組みと特長を聞いた井上氏は即座に決断。ほかのオンラインストレージと比較することなく、2007年2月に導入した。

「私どもの顧客にはIT系企業がとても多いのですが、ShareStage ASPサービスの導入は歓迎されました。IDやパスワードが個別に設定できる点は、やはり安心感があります。またNTTのネームバリューも大きいですね」と、井上氏は導入後のお客さまの評判を語ってくれた。

充実したシステム管理者機能でIDやディスク容量を自在にコントロール。

ShareStage ASPサービスは、税務会計と労務の一部でデータ受け渡しに利用している。アトラスの各担当が個別にIDを持つほか、顧客企業にIDを払い出し、GroupDisk機能を使って1社ごとにグループを作成している。導入当初は2GBプランの「ASP2」を使っていたが、その利便性から利用ユーザーが急激に拡大し、導入1年後には4GBへと容量アップした。

「新規クライアントが増えるたびにIDを発行しています。年間に120個以上は増えているでしょうか。会計データは3MB程度ですが、販売管理データになると10MB超も。容量を増量しましたが、大容量のやりとりがある場合はその都度、容量を変動させていますね」と、システム管理者も兼ねる税務会計部門パートナーの大森氏。

決算時期に多忙を極めるのはもちろん、各月でも月初～中旬はデータ受け渡しが急増するため、グループごとに容量割り当てを自在に変更できる機能は重宝しているという。

ファイル管理の容易さが、業務の効率化にも貢献している。

アトラスは、公認会計士や税理士、社会保険労務士、司法書士、行政書士が一堂に会する総合事務所の特長を最大限に活かし、企業の合併や組織再編などの難しい案件もワンストップでサポートしている。また顧客も、売上高100億円規模の企業から独立開業したばかりの会社まで、まさに多種多彩だ。業務内容が細分される傾向が強いため、派生業務であるデータのやりとりに労力をあまり注ぎ込みたくないのが本音だ。

「アップロードと同時に、登録メンバーに自動でメール通知できるのは便利ですね。多忙なときなど、メールを別途送信する手間が省けるので重宝しています」と、大森氏。さらに、ShareStage ASPサービス上でファイルを一括管理できることから、誤送信リスクや管理の手間が大幅に軽減できたはずだと語ってくれた。そして井上氏も、本サービスの導入は予想以上に効果があったと今までを笑顔で振り返って話を締めくくった。

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