設備工事業 A社

課題
全国400か所の工事現場。
協力企業の方にも社員として動いてもらうときにどうするか？

当該企業さま（設備工事業）は、日本全国10か所以上に支店をもち、その配下、ほとんどの都道府県に営業所をもつ。さらに、400ほどの工事現場が現在稼働している。外部とのファイルのやりとりにBizストレージ ファイルシェアを導入したのは2012年2月ごろ。サービス導入と運用管理を一手に引き受ける技術部門A担当課長に、5年間使ってわかったメリットを語っていただいた。

「建設業だとCADファイルは基本なので、数十から数百メガバイトの大容量のファイルを扱うことが多く、日常的に外部とやりとりするのにメール添付することが難しい。Bizストレージ ファイルシェアは、社内システムにアカウントを持っていない人でも使えるので、会社全体で活用している。社員は、Office365を社内システムとして利用しており、その中で大容量ファイルの送受信もできないかという議論もあった。しかし、建設業なので、従業員は社員以外にもすそ野が広がっており、工事現場の出入りが頻繁な協力企業の方にも、社員として動いてもらっている現実がある。」

対策
全従業員の毎日業務でBizストレージ ファイルシェアを活用

「協力企業のメンバーを含め、約600人にファイルシェアのアカウントを用意している。」とA氏は続ける。「外の人に社内の運用ルールが明らかになると困るので、アカウントの管理はシビアにしている。たとえば、アカウント名は社員番号などの意味のあるものは避ける、有効期間をデフォルト3カ月とし申請に応じて延長する、というように。10,000IDまで自由に作れるファイルシェアだからこういった運用ができる。使い勝手がよく、ストレスがない。5年間、事故もなく安定してサービス供給がなされ、とても満足している」と語った。一方、これはサービス提供者への厳しい視線でもある。なぜなら、安定稼働とセキュリティは、あってあたりまえながら、万が一に常に備える誠実な姿勢を問われているからだ。「添付ファイルの暗号化をうたう一方で、もし、ストレージに保管するデータが流出するとどうなるのか、考えたらぞっとする。一瞬でもかすめとられたらどうなるのか、と。キャッチーな言葉を並べる安価なファイル共有サービスは世の中にたくさんあるが、＋αでセキュリティ対策に優れたサービスを求めていた。私たちは、将来にわたりセキュリティを重視する事業者を選んだ。」とA氏は導入経緯を振り返る。

「導入の前はキーマンズネットなどの比較サイトを見ながら複数の競合サービスを調べたが、キャッチーなだけのサービスは入れない方がいいと思った。たとえば、ファイルシェアにはウイルスチェック機能があり、感染による事故の未然防止に役立っている。」と、選択のモノサシについて熱く語った。

CADデータだけでなく、営業部ではデザイン会社と社内報のためのデータをやりとりするのに、ファイルシェアを活用している。以前にこんなインシデントがあった、とA担当課長が打ち明けた。「無料の送受信ツールをデザイン会社が使っていた際、誤って関係ないボタンをクリックしてしまい、役員がマルウェア感染したことがある。ビジネス用ではないため、無料ツールはやめてもらうことにした。」

確かに、無料ツールの中には、にぎやかな画面に、クリックを誘引する広告が配置されることも少なくない。

「クラウドのサービスは、世の中の動きにマッチしなくなったら、終息してくるものと思っていたが、このサービスはそういったところが全く見られないので安心している。」今回の機能改善（※2017年9月実施。パスワード設定ルールの強化、直近ログイン日時の表示など）も期待に添えている点で評価いただいた。

効果
インドネシア、ミャンマーへの海外展開にも大きく貢献

「現在、ジャカルタとミャンマーに海外業務の拠点を構えている。ジャカルタにてオフィス立ち上げの際、持参し忘れたCD-ROMがあったが、ファイルシェアにてファイルを送ったこともあった。ミャンマー拠点においても、日本との双方向で利用している。CADデータだけでなく、いろんな組織があるので社内ポータルで公開しているファイルなど業務で使うもの全般で日常的にやりとりしている。」とA氏は語る。

もともとファイルの送受信で採用したファイルシェアだが、共有フォルダーとしてファイルをためておく機能もある。「九州であの機能に気がつき、やってみたいなという人たちがいて、今では大阪、東京など何拠点かでグループをつくり、仕様書やテンプレートを置く共有場所としててうまく運用している。」A氏は、「大事にしてきた思い入れのあるサービス。これからも継続して使いたい。」と言葉を締めくくった。

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