きらら保険サービス株式会社

お客さまに不便をかけずに情報をセキュアに漏れなく送りたい。
添付ファイルが届かない悩みを解消。

インターネットを利用したデジタルデータの配信の普及とともに、生損保業界においてはプライバシーの保護がますます重要視されるようになっている。保険代理店においても、メールを暗号化するなど通信内容の保護措置を講ずる体制を整備してきたが、受信側のサーバーがウイルス対策でメールを拒否する問題が顧客の一部に生じていた。きらら保険サービスではShareStageASPサービスの導入によってこの問題を解決し、確実かつユーザーフレンドリーな情報伝達で顧客との信頼関係を厚いものにしている。サービス導入検討から運用まで、システム担当チーフの久保氏に語っていただいた。

安全なはずなのに、はじかれてしまうメールに困惑

保険代理店はお客さまに関する情報を扱うことが非常に多い業種である。きらら保険サービス株式会社では、プライバシーマーク認定企業として、情報漏洩防止のために電子メールに添付するファイルすべてを暗号化して送るという社内ルールを決めていた。ところが運用を開始してほどなく、予期せぬ事態が発生したと久保氏は説明する。「2007年にメール暗号化のためのCWATという情報セキュリティ対策ソフトを採用しました。お客さまにファイルを送る際は、自己復号型の実行形式である.exeファイルをメールに添付するのですが、お送りした見積書などが届かないということがしばしばありました。調べてみると原因は、ウイルス対策の一環として受信側のサーバーが.exe拡張子のついたメールをすべてはじいてしまうことにありました。次善の対策としては拡張子を外して送るという方法もありますが、お客さまにも相応のスキルが必要で、お手を煩わせるわけにはいきません。すべてのお客さまにセキュアに情報をお届けするためにはどんな方法がよいのか。半年間検討する中で、ShareStage ASPサービスの存在を知りました。導入を決めたのは、実際に試してみて、一度ファイルをサーバーに上げてお客さまにダウンロードしていただく方式が一番安全で扱いやすいと感じたことです。コスト面でもかなり魅力のあるサービスでした」

おすすめ機能に特化して顧客への情報発信にフル活用

ShareStage ASPサービスが実際の業務でどう使われているのか、久保氏は次のように話してくれた。「利用は2008年3月からです。特におすすめ機能が気に入りました。見積や資料請求を希望するお客さまは誰もがメールの送付対象になります。他社サービスの場合あらかじめユーザー登録をしていただく必要がありますが、ShareStage ASPは送付する相手を固定しなくてよいのが大きな利点です。送信側はメールアドレスを登録すればいいだけですし、お客さまはサーバーのURLが送られてダウンロード用のパスワードでログインしてファイルを受け取れます。面倒なソフトの説明もいらなくなりました。企業とお客さま双方にメリットのあるサービスがShareStage ASPサービスでしたね」

「導入の一番の目的は、お客さまのためを考えた使い勝手のよさです。実は弊社では支店と専用のネットワーク回線でつながっていて、情報共有のためのファイルサーバーも設置しています。本支店間でのファイル共有にShareStage ASPサービスを利用しないという点では、例外的な使い方だと思います。おすすめ機能で保険情報を送るというのがメインの使い方ですが、プライバシー保護を重視する業種にとっては、安全に情報をお届けすると同時に、相手の受け取りやすさも信頼関係を築くうえでは大事なことだと確信しています。こうしたセキュアなサービスが設備投資を一切せずにできるわけですから、大きな企業はもちろん、規模の小さな会社でも利用価値が高いはずです」

オプションメニューを利用して情報整理と漏洩抑止

久保氏はまた、オプション機能の自動データ削除と統計情報を活用している。「お客さまがダウンロードしたというメールが送信者に届いたら自分で消去するルールにしています。ただ、うっかり忘れる社員も中にはいます。そこで、サーバー上にファイルを置けるのは10日間というルールにして、10日たったら自動削除するようにしました。統計情報は、何かあったときにログが1ヵ月単位で取り出せるので契約しました。アップロードは社内の人間だけの操作ですので、ファイルを外部へ送るときは記録を残しますよ、と周知しておけば情報漏洩の抑止になります」

システム管理者の責務として、対外的にもセキュリティ向上に努める事実を示せる点で、ログやデータの管理は有効な手段になっているといえるであろう。

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