オリーブ国際特許事務所

安心のセキュリティ環境で日本発、世界に向けた発明・研究開発の効率的な特許出願体制を整備。

その数、年間約51万件（世界特許報告2008年版より）。日本は世界で最も特許出願件数の多い国である。日本企業の発明を、国内はもとより世界の国々で特許出願し、発明者の権利を保護するのが国際特許事務所の主な業務だ。取り扱う情報の性格上、秘密の保持がクライアントから求められる重要な課題となる。海外との書類受け渡しが日常的に行われる中、オリーブ国際特許事務所では海外提携先にも操作が容易でセキュリティ機能に優れたShareStage ASPサービスを導入した。実際の活用状況を技術部の小泉雅之氏に伺った。

メール送受信が禁止された情報の取り扱いを新たに模索

特許出願に関わる書類はテキストが主なものだが、それ以外にも図面やCADデータ、写真、PDFとさまざまな種類を扱っている。特許庁への提出まで、すべてが秘密性の高い情報のため普段からクライアントの情報管理への要求は厳しい。メールのみの通信は秘密保持の点から避け、代替できる手段を探したという。「事務所の設立当初はPGP（Pretty Good Privacy）やS／MIMEなどのメール暗号化ソフトを使用していました。これらのソフトの導入は比較的容易なのですが、相手先のPCにもインストールが必要となります。御社のPCに入れていただけますか？とお願いするのは、正直なところ言いにくかったですね。お客さまの数が増えるにしたがって次第に面倒な作業になりました」と小泉氏は語る。「私どもは小規模の組織ですので、システム専任の管理者を置いていません。サーバーやネットワークに詳しい所員が、業務の傍ら空き時間を捻出して運営や管理を行っています。秘密保持には万全を期しながら、管理に手間のかかる大掛かりなシステムは導入したくない。この課題を解決してくれたのがShareStage ASPサービスです」導入に際しては国内外の数社と比較検討をしてみたという。「決め手はやはり、業務上で何かあった時にサービスを提供する会社の信頼性やブランドが、お客さまに説得力を持つかどうかです。知名度が高く、どんなシステムで機密性を保持しているのかがしっかり理解できる環境のNTT Communicationsなら我々の要望に適っていると判断しました」と藤田所長が付け加えてくれた。

海外の翻訳スタッフもグループディスク利用に満足

ShareStage ASPサービス導入の具体的効果を小泉氏が語る。「出願書類の作成は、海外にいる翻訳者とのやりとりが多く、必要に応じてIDを付与しています。外国人に説明のいらない簡単な操作でファイル共有ができることで、現地のスタッフからは好評ですね。海外の翻訳者はMacユーザーが多く、アクセスがWindowsに限定されないのも喜ばれている理由です。現在、外国あての英文書類は郵送がメインとなっていますが、緊急の秘密保持書類を送る必要が生じた際には、用件を先にメールで伝え、ShareStage ASPサービスを活かして大容量のデータを素早く安全に相手に送ることが可能になりました」

最小限の管理運営で、文書作成がよりスムーズに

所長をはじめ、事務所のメンバーは外国との取引のために海外出張も多い。出張先での仕事の関係で国内にある書類を手直ししたい場合には、すぐさま現地から事務所に電話をかけて書類のアップロードを依頼。ダウンロードした書類の修正が済んだら出張先にいる間にグループディスクに送信して国内の所員がファイルを受け取る体制をとっている。一方、国内の所員は、出張で不在の担当弁理士に書類のチェックを依頼する際にShareStage ASPサービスを利用している。作業が完了次第、ディスク内のファイルは一定期間で削除する。置きっぱなしによる事故を未然に防ぐためだ。また、オリーブ国際特許事務所では、発明者との打ち合せに臨みインタビューからよりよい発明を引き出し明細書にすることを得意としている。緊急の場合には、それらの音声データをShareStage ASPを通して事務所スタッフに送ることで、迅速な対応が可能になった。さらに、外国のお客さまが来日された時に撮った記念写真のデータを送るのにも、メールに添付せずにダウンロードしてもらうほうが効率的とわかり最近利用しはじめたという。他社に先駆けて発明の権利を取得しなければならない特許事務所にとって、書類のやりとりに時間は極力かけたくない。簡単便利なShareStage ASPサービスはビジネススピードという点でも、オリーブ国際特許事務所の業務改善を推し進めていくはずだ。

オリーブ国際特許事務所