サンエイ糖化株式会社

課題
業務の効率化、生産性の向上を見据えたDXの一環として
メール、USBに代わる社外とのファイル共有基盤が必要に

日本で初めて「日本薬局方ブドウ糖」を事業化したサンエイ糖化は、糖、微生物分野といった最先端の研究開発、安定した生産活動を通じて「人々の健やかで潤いのある生活」への貢献を目指している。2020年より「穀物ソリューション・カンパニー」昭和産業グループの一員となった同社では2019年に自社の競争力強化に向けて新たにDX推進室を立ち上げ、さまざまな施策を推進中だ。

「現在は経営企画部内の経営企画課とDX推進課という編成になり、互いが連携して新たな施策を進めています。社員からの要望を受けて業務の効率化、生産性の向上に資するDXを推進し、社員の期待に応え、会社の競争力を高めるセクションを目指しています。」と経営企画課の片岡美貴氏は語る。

取り組みの一環として、早急に解決すべき課題の一つが社外とのファイルのやり取りを改善することだったと明かすのは、DX推進課の南村良太氏だ。「社外とのやり取りでは主にメールを使っていたのですが、容量制限があるため大容量ファイルの場合、分割して送るなどの手間がかかっていました。もう1つ、社外とのファイルのやり取りでは、必ずファイルを暗号化、パスワードを別メールで送っていました。しかし、昨今の脱PPAPという観点から、添付ファイルを受けとってくれない事業者も増えてきました。だったらどうやって送る？　という状況になり、新たなファイル共有の仕組みが必要になっていたのです。」

同社では、メール以外にもセキュリティパスワード付きのUSBメモリーを社外データ授受の手段として利用していた。「しかし、持ち出し時の帳簿を管理する手間、郵送や手渡しする際の手間がかかっており、万一の紛失、盗難などによる機密情報漏えいのリスクを解消する必要もありました。」（片岡氏）

対策
トライアル版で検証
操作性と経済性でサービスを選定
社内教育などの事前準備なしで円滑な全社展開を図る

同社では複数社のファイル共有サービスの比較検討を開始。すべてトライアル版を利用して操作性なども細かくチェックし、結果的にNTT Comの法人向けファイル転送・オンラインストレージサービス「Bizストレージ ファイルシェア」を選定する。豊富なセキュリティ機能を搭載し、冗長化や負荷分散、国内最大級のOCNバックボーン直結などにより高い可用性を実現。Webブラウザーで最大2GBまでの大容量ファイルがやり取りできるサービスだ。

「実際に3社ほどのトライアル版を使ってみて、ユーザーの立場でファイル共有の操作が簡単で使いやすく、システムを運用する側としても管理のしやすさを高く評価しました。SaaSのサービスでよくあるサービスのアップデートが知らぬ間に走ったり、意図しないアカウント招待が起こりえないというのは管理者にとって非常に助かります。さらに料金が定額制であり、ライセンス数見合いのID課金ではなく容量見合いの課金だったため、運用コストを大幅に抑えられることが決定打となり導入を決断しました。」と南村氏は選定の理由を説明する。

こうして同社ではサービス導入の準備を開始。社内に周知するための操作マニュアルを作成、配布し、約300名の全社展開を図った。「もともと操作性が良く、シンプルなサービスだったため社内教育なども不要でした。操作マニュアルを配布しただけですが、社員からの使い方に関する問い合わせはほとんどありませんでした。とてもスムーズに導入できたと思います。」（南村氏）

「最初から全社展開を見据えたBizストレージ ファイルシェアの導入だったわけですが、約1年半経ったいま振り返ると社員からのクレームもなく、すんなり受け入れられ、便利に利用されていると判断しています。」（片岡氏）

効果
社外ファイル共有の仕組みを確立
BIツールでログを可視化、管理の安全性を向上
さらなるシナジー強化に向けて活用領域の拡大へ

「Bizストレージ ファイルシェア」の導入により、従来の社外との大容量ファイルのやり取り、PPAPからの脱却といった課題は解決された。社外とのやり取りにUSBメモリーを利用しなくなったため、紛失、盗難などのリスクも解消された。さらに社外とのデータ授受の際に役立つ設定を南村氏は高く評価している。「ログイン画面に弊社ロゴを表示できるため、社員はもちろん、社外のお客さまも安心してファイルがアップロードできるのです。たとえ新規のお客さまであっても、安心して使ってもらえていると思います。」（南村氏）

通常、「Bizストレージ ファイルシェア」では、アクセスログデータがCSV方式でダウンロードできるようになっている。南村氏は、ここにひと工夫を加え管理を効率化している。「CSV方式のアクセスログデータをBIツールで可視化、視認性を高めて管理しています。いつ、誰と誰が、どんな内容のファイルをやり取りしていたかを一目瞭然で把握、怪しいファイルのやり取りがあったとしても、すぐに検知できるため、管理が格段にしやすくなり、データ漏えいなどのリスク対策も強化できています。さらにストレージ使用量も確認できるため、使用状況に合わせて容量を増やすといった検討もしやすくなりました。」

さらに、南村氏は自動化ツールを活用し、必要なアクセスログを所定のフォルダーにダウンロードする作業を自動化。2クリックするだけで、BIツールが最新状況にアップデートできる仕組みもつくっている。

現在、同社では工場のDX化に取り組んでおり、現場で利用できるスマホアプリの開発も進んでいる。「ミスや手間の多い紙の台帳による在庫管理に代わり、入庫時、出庫時に数量を入力するアプリを内製しています。私たちは現場発のDXを掲げ、取り組むようにしています。社内からの要望が多くて、対応が追いついてない状況ですが、私たちからもさまざまな提案をしていきたい。」と南村氏は苦労を語るが、逆にいえばDX推進課が社内から大きな期待を寄せられ、社員に喜ばれているということだろう。

すでに「Bizストレージ ファイルシェア」の次の活用プランもあるという。「現在も昭和産業グループと機密性の高い情報のやり取りでBizストレージ ファイルシェアを利用しています。今後は新たなDXに向けたシナジー効果を出すために、さまざまなファイル交換、情報共有の頻度は増えていくでしょう。間違いなく活用の領域は広がっていくと思います。」（片岡氏）

サンエイ糖化株式会社