株式会社三友システムアプレイザル

細かい地図や、登記簿謄本を全国のスタッフにきれいに、早く、確実に送れる。
「見づらい、読めない」トラブルがなくなりました。

全国一律の低廉な不動産鑑定評価・調査を実現し、不動産鑑定評価・調査件数で業界トップを走る三友システムアプレイザル。その迅速で正確なサービスを支えるのが、全国の不動産鑑定士・調査員を縦横に結ぶネットワークである。日々200件を超える案件を機動的に処理するための情報伝達手段は、これまでのファクシミリ通信に代えて導入したShareStage ASPサービスだ。全国約700名の外部スタッフとともに活用する現状を、テクノロジー・ソリューション部の高田悠氏に語っていただいた。

読めない資料の頻発にファクシミリの限界を感じる

テクノロジー・ソリューション部が、今回ShareStage ASPサービスの導入を決めたのには2つの大きな理由があったという。その一つが通信手段の問題だ。「弊社は主に金融機関をお客さまに不動産鑑定評価・調査を行っています。そのための外部スタッフとして、提携している不動産鑑定士や調査員が全国に700名ほどおり、発注時には資料の送付にメールやファクシミリを利用していました。なかでも調査員は個人で作業をされている方が多く、家庭用のファクシミリ機をお使いのために受信途中でトナーが切れたりインクがたくさん消費するなどの声が多くありました。一方で、お客さまである金融機関からの資料もファクシミリで届きます。その資料をさらにファクシミリで調査員に転送しますと家庭用の機械では文字がつぶれて読めません。電話越しで読み上げてほしいと言われたり、紙づまりなどの二度手間が発生していました。そこで、大量の書類をいつでもきれいに見られるサービスはないかと探したのがShareStage ASPサービスです」

「もう一点は課金体制ですね。申し込んだ当時多かったのが、1IDごとに料金が発生するという課金体系でした。仮に1IDが1万円だとすると500IDでは毎月500万円にもなります。これに対してShareStage ASPサービスはディスク容量別の料金体系だけで10GBのメニューですと最大10,000ユーザーまでID登録が可能です。申し込み後1週間ほどで使用できたのも好感が持てました」

全国の外部スタッフへ大量の書類を効率よく送信

三友システムアプレイザルでは、本社内や本支店間のネットワークをVPN（Virtual Private Network）で結び万全のセキュリティを確保している。これに対しShareStage ASPサービスの利用は社内から外部へと出ていく情報に限定し、長期間のファイル管理やストレージの場所としては使わないのが特徴だ。「利用シーンとしては大きく分けて2つ。まず社員が外部スタッフへ発注をする際におすすめ機能を使っています。社内では部署ごとにIDを割り振り、それぞれのMyDiskから必要に応じて発注資料を送ります。送った資料は一時的な保管場所ですので期限が来たら見られなくなるよう設定がしてあります。次にGroupDiskに分けて共有しているのが通達系の文書です。お知らせや書類のひな形、マニュアル類は、「鑑定士」や「調査員」などの種類別に閲覧できる設定です」

お客さまからの不動産鑑定評価・調査依頼は年間約6万件。日に200件以上の資料が全国へ移動するという。「例えば登記簿謄本の場合、多いものだと20ページにもなります。地図があったり、依頼内容を加えたりすると、さらに枚数が増えますね。これを高速スキャナーでスキャンしてデータをアップロードする人。おすすめ機能で送る人。双方が同時にフル稼働している状態です。ですから時には複数社員が同時に書類を送ることになりますが、よほどのデータが重ならない限り、容量的にも送信時間もストレスなく使えていると思います」と山原氏は話す。

管理者の視点からもセキュリティに安心感

セキュリティ面からは管理者の立場からおふたりがコメントしてくれた。

「従来のファクシミリ通信ですと誤送信をしてしまう可能性がありますが、ShareStage ASPサービスは万一別の相手におすすめを送信しても、気がついた瞬間ディスク上からファイルを削除すれば書類を見られることがありません。もちろん誤送信しないよう送信前に確認することが第一です」と高田氏。テクノロジー・ソリューション部長として福迫氏は「とにかく履歴を残すことが基本として求められます。誰がいつダウンロードしたか履歴が残ることで、情報の漏洩を防ぎたい」

社内の情報セキュリティに二重三重の対策をとる三友システムアプレイザルにとってもShareStage ASPサービスへの信頼は確かなようだ。

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