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2018.05.08
車両管理の負荷を軽減！
ドコモビジネスの通信型ドライブレコーダーに新機能「車両管理」が登場
車両管理業務にはさまざまなものがありますが、中でも社用車の「日報／月報の作成」「車両予約／返却の管理」「稼働率の把握」といった点に悩みを持っている人が多いのではないでしょうか。
表計算ソフト等を使って手作業で行われていることが多いこれらの業務。実は通信型ドライブレコーダーを利用すれば、効率的かつ簡単に行うことができます。
ドコモの通信型ドライブレコーダーに新たに加わった「車両管理」機能の紹介を交え、解説します。
１．車両管理の担当者を悩ませている２大業務
車両管理業務の中でも特に、「日報／月報の作成」「車両の貸出／返却確認」は業務が煩雑で、うまく運用できていない会社も多いのではないでしょうか。運用上の具体的な課題例を挙げてみましょう。
(1) 日報／月報の作成に関する課題
○ 日報や月報を紙で保管しているため、その管理が大変。
○ 各ドライバーが用紙に記入したものを、管理者が表計算ソフトに入力しなおすなど、作業が非効率。
○ 部署ごと、事業所ごとにフォーマットが異なり、統一されていないケースがある。
○ 運用コスト（走行距離、給油量等）の集計負荷が大きい。
○ 燃費やCO2排出量などのエコ対策状況の把握が難しい。
(2) 車両の貸出／返却に関する課題
○ 貸出／返却の処理を、紙やホワイトボード、表計算ソフトなどで行っていて、運用が煩雑。ホワイトボードは記載内容の保存ができないため、有事の際に過去のデータをさかのぼって検証することができない。
○ 利用台数が多く、貸出／返却の作業に手間取る。
○ ドライバーが予約状況をすぐに把握できない。
○ どの車がどれくらい利用されているかといった、「稼働率」が把握できない。よって社用車の適正台数も把握できない。
○ リース車両交換、車検、メンテナンス、修理などの予定が管理できていないため、予約していた車両を使おうとしたときに、該当する車が使えないことがある。
２．「日報／月報」「車両貸出／返却」の記録は、
車両管理の最重要データ
「日報／月報作成」「車両貸出／返却確認」などの車両管理業務から得られる情報は、社用車にかかる経費削減や管理業務の効率化を図るうえで軽視できません。
日報／月報は、自社で使う車両1台1台の利用状態を把握するのに欠かせません。給油量を書き加えれば車両ごとの燃費が、高速料金や駐車場代などの経費を書き加えれば運行にかかったコストが分かります。燃費が低かったりコストが突出して高かったりする車両については、その原因がどこにあるのかの分析材料となるでしょう。
車両の予約／返却は、どの車両がどれくらい、どのように稼働しているのかを把握するのに欠かせないデータです。予実データから車両ごとの稼働日数が分かれば、「稼働日数÷営業日」でその車両の稼働率が計算できます。また、稼働率の数値だけでなく、「稼働エリア」「稼働の時間帯」「同時稼動台数」などのデータを分析することによって、自社に必要な車両台数や、運用の改善点などが明確になるでしょう。
どちらの業務も、経費削減や業務効率化に直結するため、正確かつ簡単に行いたいものです。
しかしこれらの業務は、担当者が表計算ソフトや用紙などを使って手作業で行っていることが多く、集計結果が社用車の運用改善に生かされることがほとんどないのが現状です。
そこで、2018年3月、これらの車両管理にまつわる課題を解決し、車両管理作業を正確かつ効率的に行える機能として、ドコモの通信型ドライブレコーダーに、その名も「車両管理」の機能が新たに加わりました。
３．車両管理の効率化を実現したドコモの通信型ドライブレコーダーの新機能とは？
ドコモの通信型ドライブレコーダーの新機能「車両管理」について、詳しくご紹介します。
(1) 日報／月報作成
○ 日報／月報に必要な項目をクラウドで一元管理し、走行データから日報／月報を自動生成します。（※1）
○ 給油量、総走行距離、有料道路料金、駐車料金などの運用コストを入力することにより、日報／月報に自動的に集計結果を記載します。
○ エコ情報（CO2排出量、燃費など）も自動出力することができます。
(2) 予約／貸出一覧作成
○ 車両予約・貸出・返却を簡単操作でサポートします。誰が、どの車両を、いつ使用するか・したかの予実を一覧で表示します。ドライバー別、車両別に絞り込み検索も可能です。（※2）
○ 車両予約・利用状況がWEB上でいつでも確認可能。紙やホワイトボードへの記入が不要になります。
○ 自社に必要な車両台数や効率的な運用を分析するための基データとなる「稼働率」が把握できます。
(3) その他
ほかにも、あらかじめデータを入力しておくことで、車両のメンテナンス情報の一元管理が可能になり、次のようなメリットが期待できます。
○ 車検などのメンテナンス予定情報を入力しておくことによって、該当期間は予約ができないように制御します。「使おうと思ったのに、車がない」を防止します。
○ 事故などで利用できなくなった車両があった場合は、使用不可期間の情報を入力すると、該当期間内にその車両を予約しているドライバー名を管理者画面に一覧表示します。管理者からドライバーに連絡することで、貸出ミスを防止できます。
４．まとめ
運行記録をすべてクラウド上に保持している、ドコモの通信型ドライブレコーダーの「車両管理」機能は、日報／月報作成や車両の貸出／返却作業の効率化、稼働率の把握による社用車の運用改善などを可能にします。
車両管理者の負荷軽減に加え、稼働率の把握などによって社用車のムダを見出し、コスト削減のメリットも期待できます。
▼ドコモが提供する次世代型テレマティクスサービスについて、ご紹介しています。
