Bizストレージ ファイルシェア:ファイル受信

テンプレート

依頼者は、相手のメールアドレス・名前/件名/コメント/アップロード期限の設定をテンプレートとして保存することができます。
ファイルの送信を依頼する際にテンプレートを選択することで、保存されている内容が反映されます。

  • アクセス制限」のパスワードと合言葉は、テンプレートに保存できません。
1 社内 田中さんからBizストレージ ファイルシェア(ファイル受信機能):あらかじめ、相手のメールアドレス・名前、メール内容・アップロード期限などをテンプレートとして保存します※1。2 Bizストレージ ファイルシェアから取引先 鈴木さまと取引先 渡辺さま:相手にURLを記載したメールが送信されます※2。3 取引先 鈴木さまと取引先 渡辺さまからBizストレージ ファイルシェア:ファイルをアップロードします。4 Bizストレージ ファイルシェアから社内 田中さん:ファイルをダウンロードします※3。
  1. ファイル送信機能と合わせて100件まで保存できます。
  2. Bizストレージ ファイルシェアでURLをコピーして、送信者のメールアプリから相手に通知することもできます。
  3. 相手がファイルをアップロードしてからダウンロードできるまでの期間は最長30日です。

ポイント

送信者ごとに100件までのテンプレートを保存

ファイル送信の「テンプレート」と合わせて、100件までのテンプレートを保存できます。
テンプレートは、依頼者自身がわかりやすい名前とコメントをつけられます。

定型業務がらくらく

たとえば、定期的に記入された書類などの回収はありませんか?
毎回、決まった相手からファイルを受け取るような定型業務は、依頼先の数だけ操作が必要になります。
テンプレートを活用することで、作業時間の短縮や依頼者の負担を軽減でき、業務効率が向上します。

操作を減らして誤送信を防止

ハインリッヒの法則(1:29:300の法則)をご存知でしょうか?
1件の重大な事故の背後には、29件の軽微な事故が存在して、さらにその背後には300件の異常(いわゆるヒヤリ・ハット)が存在するという法則です。
作業に慣れてきた時が、一番、誤送信を起こしやすいかもしれません。
テンプレートで操作を減らすだけでも誤送信対策になるでしょう。

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  • ITreview Grid Award 2024 Spring ファイル転送カテゴリ部門で、Leaderを受賞しました。

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